Как составить и вести картотеку для хранения данных — Балтофис

Ежедневно каждый человек обрабатывает и получает огромное количество информации, «переварить» которую получается не сразу. Для сохранения ключевой информации, мыслей или идей удобно использовать картотеку. Это удобная система хранения данных, которые записывают на карточках малого формата. Картотека позволяет упорядочить информацию и организовать ее продуманное хранение, а при необходимости – быстрый доступ.

Ежедневно каждый человек обрабатывает и получает огромное количество информации, «переварить» которую получается не сразу. Для сохранения ключевой информации, мыслей или идей удобно использовать картотеку. Это удобная система хранения данных, которые записывают на карточках малого формата. Картотека позволяет упорядочить информацию и организовать ее продуманное хранение, а при необходимости – быстрый доступ.

Где целесообразно ведение картотеки

• Картотеку используют в библиотеках для облегчения поиска книг. В карточках указывают название и автора или краткую аннотацию, данные о писателе.
• Картотека незаменима при написании научной работы. В карточках должны быть основные данные по теме, ссылки на источники.
• В делопроизводстве эту форму используют для учета кадров, ведения документации, хранения приказов по предприятию или его подразделениям.
• В медицинских учреждениях карточки пациентов собирают в картотеку по отделениям, по фамилии или по лечащим врачам.
• В магазинах картотека позволяет систематизировать карточки товара, информацию о продукции.

Как составить картотеку

В первую очередь стоит продумать хранение данных. Чаще всего для картотеки используют узкие шкафы с выдвижными ящиками. Формат последних должен быть на сантиметр шире, чем карточки – так их удобнее размещать. Что касается высоты ящиков, ее следует рассчитывать с учетом разделителей. Оптимально, когда разделители имеют цветную маркировку и возвышаются над массивом карточек. Это позволяет быстро найти требуемую тематику.

При большом количестве разделов целесообразно составить каталог, то есть список тем, которые выделены в рамках картотеки. Структурировать их можно по алфавиту или любому значимому принципу.

Если вы не знаете, как сделать картотеку своими руками, придерживайтесь схемы:

• выберите круг тем, которым будут посвящены карточки, выделите основные разделы;
• продумайте формат карточек – для библиографических данных или формул достаточно листов A6, а для информации о сотрудниках удобнее использовать листы А3 или А4.
• Изготовьте разделители. Их делают из картона или пластика, выделяют разными цветами. Картонные или бумажные заламинируйте – это продлит срок службы.
• Определите размер ящиков для карточек и их глубину, которая зависит от количества карт.
• Закажите или сделайте самостоятельно шкаф, в котором будут храниться ящики с карточками.
• Заполните карточки информацией.
• Теперь можно приступать к составлению картотеки: расставьте карточки по разделам, а названия внесите в каталог.

Картотечные шкафы изготавливают из фанеры, ДСП или МДФ, из древесины или пластика. При большом количестве карточек для усиления конструкции применяют профиля или металлические уголки.

Как вести картотеку

Чтобы картотека была действительно полезной, следует продумать систему ее ведения. Наиболее оптимально себя зарекомендовало регулярное обновление данных. Время от времени просматривайте карточки и разделы. Те, которые потеряли актуальность, удаляйте. При необходимости создавайте новые разделы.

Если речь идет о большом массиве разноплановой информации, организуйте несколько картотек по темам: это может быть рабочая, связанная с хобби, посвященная здоровому образу жизни. Таким образом найти необходимую информацию будет проще.

На карточке должна быть записана единица информации – рецепт или данные о книге, информация об одном сотруднике или объекте.

Мебель для картотек представлена в каталоге нашего магазина. Здесь можно подобрать варианты для домашних картотек, архивов, предприятий, библиотек.

Каталоги и картотеки

Справочно-поисковый аппарат

Справочно-поисковый аппарат Отдела информационных ресурсов (СПА) представлен традиционным карточным (бумажным) и электронным каталогами, а также различными картотеками.

С помощью СПА посетитель сможет правильно заполнить заявку на необходимые документы, чтобы получить их для работы. Каждый пользователь должен помнить, что в таком большом хранилище информационных ресурсов, каким является Отдел информационных ресурсов НТГСПИ (ф) РГППУ, подбор источников — сложный и трудоемкий процесс. Он значительно облегчается и ускоряется, если в заявке точно указаны все данные на запрашиваемый ресурс и его шифр (особенно важен шифр, показывающий место хранения запрашиваемого документа).

Каталог — (слово греческого происхождения и означает «собрание», «сосредоточение» чего-либо) перечень произведений и других документов, имеющихся в Отделе информационных ресурсов, составленный по определенному принципу и раскрывающий состав и содержание фонда. Каталоги бывают самые различные: по назначению — служебные и читательские; по способу группировки материала — алфавитные, систематические; по видам документов (CD-диски, видеокассеты). Во многих современных библиотеках традиционный каталог-картотека вытесняется компьютерным каталогом (электронным), выполняющим аналогичные справочно-библиографические и поисковые функции. 

Алфавитный каталог, систематический каталог, картотека персоналий, картотека заглавий художественных произведений и картотека прозы — находятся в Читальном зале Отдела информационных ресурсов НТГСПИ (ф) РГППУ. Систематическая картотека статей и тематические картотеки расположены в Читальной зале периодических изданий. Воспользоваться Электронным каталогом  посетители могут в помещении Читального зала и на сайте вуза.

Рассмотрим каждый из каталогов отдельно. 

Алфавитный каталог (АК) — это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов. В АК, несмотря на простую систему их построения, имеются специфические особенности, знание которых сэкономит ваше время.

АК является обязательной частью системы каталогов каждой библиотеки. С помощью АК можно проводить поиск по следующим типам запросов:

1. Имеется ли произведение данного автора (индивидуального или коллективного) в фондах библиотеки и, если имеется, то каков его шифр.

2. Какие произведения данного автора имеются в библиотеке.

3. Какие переиздания данного произведения имеется в фондах.

4. В каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, составителя, редактора, переводчика и т. п.

5. Какие выпуски входят в ту или иную серию.

6. Запрос на библиографические уточнение, касающийся тех или иных элементов библиографической записи. Например, в каком году вышло данное издание, каково место издания, было ли оно переработано и дополнено и др.

7. В каком отделе библиотеки находится документ (эти сведения записываются на обратной стороне карточки).

При работе с АК следует обратить внимание на авторские знаки, которые присваиваются каждому документу. Авторский знак – это дву- или трехзначное число, присваиваемое автору или названию книги по первой букве, первому слогу или словосочетанию. Авторский знак входит в состав шифра документа и определяется по специальным таблицам.

Чтобы хорошо ориентироваться в АК и с его помощью быстро найти нужную книгу, следует знать правила расстановки в нем карточек, а в отдельных случаях и способы их группировки. Здесь имеются карточки с основным описанием книг под авторским заголовком, под заглавием, под коллективным автором, а также карточки с вспомогательным описанием: добавочного описания на соавторов, редакторов сборников и справочников, составителей сборников, персоналии; ссылочные и справочные карточки.

Пользоваться алфавитным каталогом сравнительно просто. Главное условие эффективного поиска нужных документов с помощью АК — это знание алфавита. Все описания в алфавитном каталоге располагаются по алфавиту в соответствии с буквенным составом первых слов. При совпадении первых слов расстановка ведется по алфавиту вторых, третьих слов и т.д. При этом предлоги и союзы считаются отдельными словами. Карточки на произведения авторов-однофамильцев размещаются по алфавиту их инициалов. Если в библиотеке имеется несколько книг одного автора, карточки на них будут расположены по алфавиту их названий. Иногда в каталоге отсутствуют инициалы или указан только один инициал или полностью раскрыты имя и отчество авторов. В этом случае ставится карточка сначала без инициалов, затем с одним, с двумя инициалами, потом с именем и отчеством. Просмотрев карточки с нераскрытыми инициалами, надо вести просмотр дальше.

На произведения одного автора (сборники типа «Избранная лирика», «Избранная проза», собрания сочинений, отдельные произведения) карточки в каталоге расставляются в установленной последовательности: фамилия автора помещается на отдельный разделитель, за которым следуют полное собрание сочинений в порядке убывающей полноты изданий (полное собрание сочинений, собрание сочинений, сочинения и т. д.) избранные сочинения, затем отдельные произведения по алфавиту их названий. Произведения авторов, имеющих двойные или составные фамилии, расставляются после произведений авторов, фамилии которых совпадают с первой частью составной или двойной фамилии.

Все карточки с добавочным описанием будут расставлены в разные места АК, но, исходя из алфавитного принципа расстановки, в одном месте будут собраны все работы одного автора независимо от того, написаны они им одним или в соавторстве с другими лицами. Включенные в АК карточки с добавочным описанием подсказывают читателю о наличии в библиотеке других книг, написанных данным автором совместно с другими лицами.

Карточки с библиографическим описанием на книги, написанные в соавторстве (когда произведения имеют двух или трех авторов), будут группироваться по фамилии первого автора. Соавторы при расстановке не учитываются.

На книгу, имеющую четырех и более авторов, составляется описание на заглавие, а фамилии авторов приводятся после названия книги. Поэтому книгу надо искать в алфавитном каталоге на заглавие. Чтобы облегчить читателю поиск подобных книг в каталоге, как уже было сказано, на первого автора будет составлено добавочное описание, которое дается в сокращенном виде.

Число и цифры, входящие в описание, при расстановке принимаются во внимание в их словесном выражении.

Сокращенную форму (аббревиатуру) наименований стран, организаций, учреждений и т. д. при расстановке карточек рассматривают как слово и ставят в порядке букв аббревиатуры по алфавиту.

Карточки с библиографическим описанием изданий, имеющих коллективного автора, имеют специфику расстановки в АК. Коллективным автором называют организацию, имеющую собственное наименование, которое позволяет ее идентифицировать, и публикующую свои официальные материалы, периодические и другие издания. К ним относятся также временные группы и события, такие как совещания, конференции, конгрессы, выставки, фестивали, ярмарки и т. д. АК состоит также из ссылочных и справочных карточек, которые составляются не к конкретной книге, а содержат различные сведения о форме описания документов, принятой в данной библиотеке, и обозначаются сокращенным словом «см.» («смотри»).

АК оформлен разделителями, различными по форме и назначению. Они показывают порядок расположения записей, тем самым наглядно демонстрируя правила их расстановки. В среднем разделители размещают через 60—70 карточек. Разделители всегда ставят перед первой карточкой в той группе записей, которую нужно выделить. Разделители делятся по форме: центральные (с выступом по середине), правосторонние (с выступом справа) и левосторонние (с выступом слева), по назначению: буквенные, слоговые, словарные и именные (когда на выступы наносятся буквы алфавита, слоговое сочетание или отдельное слово). Все ящики АК пронумерованы и каждый имеет надпись, раскрывающую его содержание.

АК помогает читателю в поиске необходимых документов, если есть готовый список литературы по теме исследования. Однако, если нужно подобрать литературу по определенной теме или вопросу самостоятельно, следует обратиться к каталогу систематическому.

 вверх

Систематический каталог (СК) — это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знаний в соответствии с определенной системой библиотечно-библиографической классификации. Под СК понимают систему, состоящую из двух подсистем: СК и алфавитно-предметный указателя (АПУ) к нему. Поиск в систематическом каталоге следует начинать с АПУ.

АПУ — это вспомогательный аппарат, представляющий собой алфавитный перечень предметных рубрик, раскрывающий содержание отраженных в СК документов с указанием соответствующих классификационных индексов. АПУ дает сведения о наличии в СК литературы об отдельных вопросах и предметах и облегчает ее разыскание. Карточки в указателе расставлены в порядке алфавита наименований отраслей знания, научных дисциплин, явлений, процессов, событий и т. п. К АПУ вы обратитесь в том случае, когда неизвестно в каком разделе СК собраны библиографические записи на документы по интересующей вас теме или проблеме.

Прежде всего, необходимо сформулировать конкретное наименование темы или предмета. Очень важен выбор первого (ключевого) слова. Не рекомендуется в качестве первого слова выбирать слова, не имеющие определенного предметного характера (отношение, влияние, зависимость, поведение, превращение, использование, применение, технология, расчет, эксплуатация, роль, получение, действие и т. п.). Исключением являются устойчивые словосочетания или наименования отдельных дисциплин (например, технология металлов, поведение животных).

Название предмета может быть сформулировано как одним словом (существительным), так и словосочетанием (существительное с прилагательным или числительным). В последнем случае прилагательное и числительное будут вынесены на первое место.

Сформулировав наименование интересующего вас предмета, обратитесь к указателю. Этикетки на внешней стороне ящиков и разделители (с обозначением букв) помогут найти необходимую карточку.

Обратите внимание на оформление карточки с наименованием интересующего вопроса. В первой строке карточки после наименования предмета указан индекс, по которому вы найдете любое подразделение СК.

На некоторых карточках помимо названия предмета, даются аспекты его рассмотрения (тематические подзаголовки) с соответствующими индексами, например:

кадры управления У 212.14

имидж Ю 959.1

социально-психологические проблемы Ю 959.1

социологические проблемы С 550.373

этика Ю 715.4

Тематические подзаголовки располагаются на карточке, как правило, в алфавитном порядке. Из приведенного примера видно, что документы, излагающие вопросы управления кадрами, можно найти в СК в разделе «У 212.14», а документы, где рассмотрены социально-психологические аспекты управления кадрами — соответственно в разделе Ю 959.1 и т. д.

В АПУ также есть справочные карточки, которые разъяснят вам, по какому ключевому слову можно найти источники интересующего вас вопроса, например:

смерть см. Человек

Справочные карточки могут показать не только индекс, но и ответить на фактографический запрос. Например, вас интересует, когда в истории России была эпоха «смутного времени», карточка АПУ ответить на ваш вопрос:

«Смутное время» (конец XVI — начало XVII вв.) — Т3/2/45

В некоторых случаях на карточке указателя приведен индекс с многоточием, например:

Синтаксис Ш 102.2

отдельных языков Ш 12/17…- 22

Это значит, что тема (в данном случае «Синтаксис») может повторяться в любом подразделении «Ш 12/17 Языки мира». Наименование всех подразделений индекса Ш 12/17 легко установить при обращении к каталогу, где на разделителе «Ш 12/17 Языки мира» приведен перечень семейств и групп языков.

При формулировке рубрик для АПУ в качестве заголовка может быть выбрано наименование предмета или материала, а процесс может отражаться в качестве аспекта, например:

Смазочные материалы, производство — 6П7.434

Для повышения оперативности поиска необходимого понятия, термина в АПУ применяется инверсия, т. е. перестановка слов, нарушающая обычное словосочетание. В инверсированной формулировке ведущее слово означает понятие более широкое, чем ведущее слово в простой формулировке, например:

Анализ математический

или

Математический анализ

В процессе поиска, выполняя все методические указания, помещенные на карточках указателя, вы сможете найти нужный индекс, который является своеобразным «ключом» к систематическому каталогу. С его помощью вы сможете «открыть» систематический каталог.

СК раскрывает библиотечный фонд по содержанию и позволяет читателю находить документы по конкретному вопросу или теме, то есть он предназначен для поиска по тематическим запросам.

Все карточки в нем располагаются в системе отраслей знаний в зависимости от содержания книг. Основа СК — отрасль знания. Библиографические записи группируются по крупным разделам, которые делятся на более мелкие подразделы в пределах данной области знания. Все разделы связаны между собой логической последовательностью, и более дробное их деление направлено от общих вопросов к частным, более узким, конкретным.

Любой документ, поступивший в библиотеку, находит свое отражение в соответствующем разделе систематического каталога. Систематическое расположение материала способствует целенаправленному выбору документов, наиболее полному удовлетворению читательских запросов.

От алфавитного каталога СК отличается тем, что в каждом из его разделов отражаются документы по вопросам данной отрасли, а место нахождение документа указано на лицевой стороне карточки, а не на обратной.

Карточки внутри раздела сгруппированы по научно обоснованной системе соотношений понятий, явлений, предметов. Благодаря такой структуре СК не только позволяет читателю найти нужные документы, познакомиться с новыми изданиями по заданной теме, но и обращает его внимание на документы смежного, родственного раздела. Каждый раздел СК, независимо от степени деления и количества содержащихся в нем карточек, имеет свое цифровое, буквенное или буквенно-цифровое обозначение — индекс. Индекс в сочетании с авторским знаком составляют шифр документа. Например:

Индекс «Ч 75» обозначает раздел СК «Библиография», а «И 305» — авторский знак. Шифр проставляется на титульном листе документа, на его обложке, на каталожной карточке и на стеллажах, где хранятся документы в фонде библиотеки. Шифр — это адрес документа на полке фондохранилища.

К внешнему оформлению СК относятся надшкафные надписи с краткой характеристикой СК и надписи на этикетках каталожных ящиков. На этикетках указывают номер ящика, индекс и наименование отраслевого деления, а ниже — первый и последний индексы карточек, включенных в данный ящик с формулировкой рубрик. Например:

Ч 30/49 — Народное образование. Педагогические науки

Ч 31 — Общая педагогика

Ч 33(2) — История народного образования и педагогической мысли в СССР

Внутреннее оформление включает формирование отделов каталога на основе индексов, присвоенных в процессе систематизации. Внутри отдела СК в НБ НТГСПИ принята алфавитная группировка библиографических записей. Отдельными группами внутри одного деления расставляют библиографические записи книг и брошюр в алфавитном порядке авторов и заглавий, затем расставляют библиографические записи на самостоятельно изданные библиографические пособия по теме. Нельзя не отметить, что такой порядок расположения библиографических записей не отвечает в полной мере задаче систематического каталога оказывать читателю помощь в выборе книг. Книги, наиболее ценные в научном отношении, при алфавитной группировке могут оказать в конце данного деления, а книги менее ценные будут как бы возглавлять его. Поэтому важно познакомиться с содержанием всего деления, а не ограничиваться просмотром нескольких библиографических записей, помещенных в начале деления. Однако преимуществ алфавитного расположения библиографических записей больше, чем недостатков. Во-первых, такой порядок четко определяет место, занимаемое каждым документом; во-вторых, обеспечивается объединение в одном месте всех произведений одного автора по данному вопросу и, наконец, в-третьих, читатель может находить описание нужных документов в тех случаях, когда он не помнит точного заглавия, не знает инициалов автора и, следовательно, не может воспользоваться алфавитным каталогом.

Просматривая систематический каталог, нельзя ограничиваться теми разделами, индексы которых были найдены в АПУ: обязательно надо посмотреть и отделы, являющиеся общими по отношению к нужным. Это связано с тем, что многие книги по содержанию можно было бы отнести к двум — трем и более разделам внутри одного отдела. В этом случае карточки на такие книги чаще всего не дублируются во все отделы, а ставится лишь в общий по отношению к ним раздел. Например, интересуясь педагогической деятельностью К. Д. Ушинского, нельзя ограничиться лишь просмотром раздела персоналий отечественных педагогов, а обязательно надо просмотреть и общий раздел «История педагогики в XIX в.». Как правило, и в каталогах, и в библиографических указателях лучше развиты ссылки от общего к частному, чем от частного к общему. Необходимость просмотра общих разделов представляется поэтому очевидной.

 вверх

Справочный аппарат библиотеки включает в себя помимо каталогов различные картотеки. Картотека в переводе с греческого означает «вместилище, ящик», в современном значении картотека – это систематизированное собрание карточек с какими-либо сведениями, материалами. В НБ НТГСПИ организовано более 15 различных картотек. Центральное место среди них занимает систематическая картотека статей (СКС).

СКС — это вид библиографического пособия, реализованного в карточной форме. Ее назначение — раскрыть содержание журналов, сборников и продолжающихся изданий, в которых наиболее оперативно освещаются достижения науки, техники, культуры, актуальные вопросы общественной жизни. Можно сказать, что СКС является продолжением систематического каталога, а по некоторым вопросам — единственным источником поиска информации, которая еще не нашла отражения в монографических трудах. Об этом нужно помнить, если вы разыскиваете документы по новому, неразработанному вопросу или ищете информацию о каком-либо событии современности.

Структура систематической картотеки статей аналогична структуре систематического каталога, но отличается более дробной детализацией материала внутри рубрик, так как по новым и перспективным темам картотека отражает больший объем материала, чем систематический каталог.

В основе систематизации материалов в СКС лежит та же схема классификации, что и в систематическом каталоге. Поэтому СКС не имеет своего собственного алфавитно-предметного указателя, индекс для СК будет совпадать с индексом для СКС.

Внутри рубрик картотеки карточки располагаются в обратной хронологии. Поэтому, если вам нужны документы последнего времени, вы просмотрите только карточки, находящиеся вначале раздела (подраздела). В том случае, если вас интересует, что писали на эту тему в предыдущие годы — карточки в конце раздела (подраздела).

Картотека ведется как на базе печатных карточек Всесоюзной книжной палаты (ВКП), так и на расписываемых библиографами НБ НТГСПИ. К сожалению, карточки ВКП в большинстве случаев поступают в библиотеку с опозданием, поэтому статьи последних двух — трех месяцев нужно просматривать непосредственно в журналах.

Карточка с аналитическим описанием статьи из периодического издания выглядит следующим образом:

Афанасьев Н.Н.

Идеология терроризма

//Социально-гуманитарные знания. – 2002. — № 1. — С. 224-235.

В отличие от карточки с библиографическим описанием книги в карточке с описанием статьи нет шифра, а сведения о документе, где напечатана статья, располагаются за двумя косыми чертами.

По-другому выглядит карточка с библиографической записью на статью из сборника:

В этой карточке есть шифр документа, но нет отметок о фонде хранения. Об этом можно узнать только, обратившись к АК. Также как и в карточке с описанием журнальной статьи сведения о сборнике, где напечатана статья, располагаются за двумя косыми чертами.

Кроме СКС в НБ НТГСПИ организованы различные по содержанию и назначению тематические картотеки, цель создания которых — удовлетворения читательских запросов на документы по наиболее актуальным проблемам. Создавая тематические картотеки, библиотека в известной мере прогнозирует появление спроса на книги и статьи и тем самым облегчает читателям поиск этой литературы.

 вверх

В состав специальных картотек также входит Картотека персоналий.

Она предназначена для удовлетворения запросов на литературу о жизни и деятельности представителей различных областей науки, культуры, общественных и политических деятелей, писателей, художников. Материал о многих лицах часто рассеян по разным отделам и подотделам СК. В картотеке персоналий он объединяется за одним разделителем, на котором пишется фамилия, имя, отчество лица. Организуется картотека путем дублирования карточек СК. Разделители с фамилиями лиц располагаются в алфавитном порядке, внутри картотеки — карточки с библиографическим описанием документов, посвященных их жизни и деятельности. Например:

В НБ НТГСПИ ведутся Тематические картотеки в помощь студентам новых факультетов и специальностей: ФСР, ФБЖ, Связь с общественностью и Документоведение. В эти картотеки включаются преимущественно книги, учебные пособия, учебники и журнальные статьи. Материал для них подбирается путем дублирования карточек из СК и расписания специальных журналов. Карточки группируются согласно логической последовательности учебного плана этих факультетов и отделений на факультетах. При необходимости на отдельные книги и статьи составляются аннотации. Хранятся эти картотеки в Зале каталогов.

вверх

Картотека «История в лицах» похожа на картотеку персоналий. Она имеет аналогичную структуру и организацию, но состоит из журнальных и газетных статей.

вверх

Близкой к картотеке персоналий, но не по назначению, а по содержанию, является Картотека трудов преподавателей НТГПИ-НТГСПА. Ее назначение – как можно полнее собрать все научные публикации, принадлежащие всем работавшим и работающим в нашем вузе. В нее включаются сведения о научных работах как имеющихся в фонде библиотеки, так и об отсутствующих. Материал располагается так же, как и в картотеке персоналий, по алфавиту фамилий ученых, а внутри — карточки с описанием его работ — в обратной хронологии. В настоящее время на основе этой картотеки создается электронная база данных.

В Краеведческой картотеке систематизируется разнообразная по содержанию, типам и видам печатная продукция о крае. Слово «край» в данном случае является термином, обозначающим определенную территорию не только с точки зрения административного деления, но и выделяемую по другим признакам. В силу этого границы понятия «край» весьма широкие — от сельского и/или городского поселения до крупного региона, например, Урал, Западная Сибирь и т. д. Материалы в картотеке располагаются по схеме, принятой для краеведческого каталога, но со значительно большей дробностью. Внутри рубрик карточки расставляются в обратной хронологии. При необходимости составляются краткие аннотации, содержащие обобщенную характеристику и оценку печатного издания.

Картотека заглавий художественных произведений относится также к классу специальных картотек. Нередки случаи, когда читатели запрашивают эти произведения по названию, не зная или позабыв авторов. Это относится не только к отдельно изданным художественным произведениям, но и опубликованным в литературно-художественных журналах. Данная картотека, содержащая минимум сведений (название произведения, его жанр, фамилия автора) способствует быстрому поиску запрашиваемых романов, повестей, сборников стихотворений.

 Например:

Сформировать свой круг чтения и сориентироваться в жанрах художественных произведений вам помогут Тематическая картотека прозы и Тематическая картотека поэзии. К внешнему оформлению этих картотек относятся надшкафные надписи с темой, например:
Путешествия. Приключения. Вестерн.

Тоталитарное государство.

Эмиграция. Религия.

 
Внутри карточки с библиографическими записями расположены по алфавиту. Вот как выглядит карточка из этой картотеки:

Картотека в помощь организатору воспитательной работы полностью отвечает своему названию. Она состоит из карточек с библиографическими описаниями статей, посвященных сценариям различных внеклассных мероприятий. Карточки разделяют разделители с названием праздников:

 
Новый год

Посвящение в студенты

Рождество

Крещение Господне (19 января)

Татьянин день (25 января),
а за ними в обратнохронологическом порядке расставляются карточки с библиографическим описанием. Например:

Петухова Н.

День всех влюбленных

// Воспитание школьников. — 2003. — №1. — С. 78-79.

Картотека CD-дисков поможет вам в поиске электронных изданий, которые хранятся в читальном зале и доступны для просмотра как в библиотеке, так и на домашнем компьютере (на дом выдаются только копии дисков, которые выполняются по мере их спрашиваемости). Эта картотека организована как СК – по системе отраслей знаний, внутри отдела — по алфавиту (сначала английскому, затем русскому). CD-диск также, как любой документ (кроме журналов и газет), индексируется, и ему присваивается авторский знак, поэтому для составления заявки воспользуйтесь «Схемой составления заявки на книгу».

 вверх

Электронный каталог

Электронный каталог ведется с 2000 года. В него заносятся новые поступления литературы и производится ретроввод изданий из фондов библиотеки.  На 1 ноября 2015 года в базе данных ЭК — 38 000 записей. 

Электронный каталог (ЭК) НБ НТГСПИ представляет собой библиографическую базу в машиночитаемой форме, включающую элементы библиографической записи, а также шифры и сиглы хранения документа. Наличие в базе данных этих элементов позволяет ЭК выполнять функции всех видов каталогов:

• по назначению — читательского и служебного
• по способу группировки — алфавитного и систематического
• по виду отражаемых документов — на книги, статьи, документы в электронном виде и т.д.

Многоаспектное отражение библиотечного фонда в ЭК дает возможность проводить поиск информации по любому элементу, в том числе и по тем, которые не могут быть использованы при поиске в традиционных каталогах, например, по году издания, месту хранения документов в библиотеке, ключевому слову, виду документа, рубрике и по любой комбинации признаков. В ЭК можно проводить поиск по основе слова (или «усечением справа»). Например, по запросу «память» могут быть выданы документы с ключевыми словами: «памятники», «памятниковедение», «памятники природы», «литературные памятники», «охрана памятников», «памятные даты», «памятка» и т. д.

Инструкция по поиску в ЭК НБ НТГСПИ по словарю «Ключевые слова»

Инструкция по поиску в ЭК НБ НТГСПИ по словарю «Авторов».

Инструкция по поиску в ЭК НБ НТГСПИ по словарям с применением кодировки

Инструкция по поиску в ЭК НБ НТГСПИ «Для чайников»

ПОИСК В ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ НТГСПИ 

ПО СЛОВАРЮ «КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА»

1. Каждый пользователь, приступающий к работе с электронным каталогом НБ НТГСПИ, должен зарегистрироваться.

2. Для регистрации необходимо ввести Идентификатор читателя (номер читательского билета) или ФИО полностью.

3. Нажмите кнопку НАЧАТЬ РАБОТУ.

4. Нажмите «База данных» → «Открыть» → выберите необходимую базу из данных: «Электронный каталог НТГСПИ», «Картотека газет и журналов», «Картотека статей», «Труды преподавателей НТГСПИ», «Учебные программы».

5. Нажмите «Поиск» → «Вид основного поиска» → выберите и установите необходимый параметр поиска: «КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА».

6. Курсор находится в строке КЛЮЧ – Вы можете создавать запрос.

Напечатайте начальные буквы ключевого слова. Словарь автоматически установит курсор на ближайшее к заданному ключу значение. Например, если в строке КЛЮЧ набрать буквы АВТ, то курсор автоматически встанет на первое слово, начинающееся с этих букв.

7. Найдя нужный термин, нажмите Enter на клавиатуре или сделайте двойной щелчок мышки или «кликните» по зеленой галочке напротив слова. Найденный термин появится в окне ТЕРМИНЫ ЗАПРОСА.

Для избавления от так называемого «информационного мусора» применяйте дополнительные возможности электронного каталога: уточнение или ограничение запроса.

Переключатель ЛОГИКА объединит выбранные Вами термины. Для его применения должно быть не менее 2-х терминов. Предлагаются следующие варианты объединения:

• ИЛИ – в документах присутствует хотя бы одни из заданных терминов
• И – в документах присутствуют все заданные термины
• НЕТ – в документах присутствуют первый и отсутствуют все остальные заданные термины
• И (В ПОЛЕ) – в документах присутствуют все поисковые термины в одном и том же поле (элементе описания): в заглавии, ключевых словах, предметных рубриках и т. п.
• И (ФРАЗА) – в документах присутствуют все заданные термины в одной фразе.

Для работы Переключателя ЛОГИКА щелкните мышью по нужному индикатору.

Переключатель УСЕЧЕНИЕ служит для правого усечения или неусечения поисковых терминов. Если включен индикатор ДА, усечение применяется, т. е. выполняется автоматическое отсечение окончаний слов, выбранных Вами для поиска документов. Например, при заданном поисковом термине АВТОМАТ будут найдены документы со словами АВТОМАТЫ, АВТОМАТИЧЕСКИЙ, АВТОМАТА и т.д.

Если включен индикатор НЕТ, усечение не применяется, будут отобраны документы с полным совпадением выбранных Вами слов. Например, при заданном поисковом термине АВТОМАТ будут найдены документы только со словом АВТОМАТ.

Меню «ТЕРМИНЫ В…» дает возможность указать, где в описании документа должны присутствовать заданные ключевые слова. По умолчанию Вам предлагается поиск «В ЛЮБОМ ПОЛЕ». Для применения компонента нужно щелкнуть мышью по стрелке и выбрать соответствующий пункт в возникшем меню: заглавие, предметные заголовки и т. п. Например, Вы выбрали термин для запроса и Вам нужно, чтобы он в найденных документах содержался только в заглавии. Таким образом, Вы избавитесь от документов, где этот термин встречается в ключевых словах, аннотациях и т. п.

Переключатель ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОГРАНИЧЕНИЯ позволяет отбирать документы нужного Вам года/или годов издания. К примеру, Вам интересны документы, изданные в период с 2005 по 2006 гг., нажмите кнопку «Дополнительные ограничения». В появившемся специальном окне введите интересующие Вас годы издания и нажмите «Применить». В найденных документах по Вашему запросу будут издания только этих лет.

Выбрав нужные Вам варианты и включив ограничители, Вы не только сформулируете свой запрос (смотрите в окне ТЕРМИНЫ ЗАПРОСА), но и оградите себя от так называемого «информационного мусора». Уточнять, исправлять, удалять термины запроса Вы можете с помощью значков в правом углу этого окна.

8. Нажмите кнопку ВЫПОЛНИТЬ.

9. Цифрой красным цветом будет указываться количество найденных документов.

10. В нижней части поисковой страницы Вы увидите: слева – сокращенное описание найденных документов, справа – полное. В полном описании Вы увидите библиографические сведения о документе, его шифр, место хранения, количество экземпляров, аннотацию и т. п. Эта информация Вам необходима для оформления заявки на получение документа из фондов библиотеки.

11. Электронный каталог предоставляет возможность просмотра полнотекстового варианта документа (по логину и паролю). Для того, чтобы этим воспользоваться, следует войти в базу данных «Полнотекстовая база изданий НТГСПИ» и обращать внимание на состояние кнопки ПОЛНЫЙ ТЕКСТ. Если она «горит», значит, после нажатия на нее, запустится Word, откроется текстовый документ, с которым можно познакомиться сразу в зале каталогов и/или сохранить на электронный носитель.

12. С помощью мышки или клавишами клавиатуры «вверх» – «вниз» Вы сможете просматривать полученный список и оформить заявки для получения нужных Вам документов в отделах библиотеки.

13. Также можно сформировать список отобранных документов и сохранить его на электронном носителе.

ПОИСК В ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ НТГСПИ 

ПО СЛОВАРЮ «АВТОРОВ»

1. Каждый пользователь, приступающий к работе с электронным каталогом НБ НТГСПИ, должен зарегистрироваться. Регистрация осуществляется работником библиотеки.

2. Для авторизации необходимо ввести Фамилию (Логин) и Идентификатор читателя т.е  номер читательского билета (Пароль )

3. Нажмите кнопку НАЧАТЬ РАБОТУ.

4. Нажмите «База данных» → «Открыть» → выберите необходимую базу из данных: «Электронный каталог НТГСПА», «Картотека газет и журналов», «Картотека статей» и др.

5. Нажмите «Поиск» → «Вид основного поиска» → выберите и установите необходимый параметр поиска: «АВТОР».

6. Курсор находится в строке КЛЮЧ. Вы можете создавать запрос.

Помните, что словарь «АВТОР» строится по фамилии в алфавитном порядке. Кроме авторов в словарь входят редакторы, составители, композиторы и т.п. Функция указывается через знак «\». Например, Иванов, Иван Иванович\ред. После ввода фамилии автора обязательно ставится запятая и пробел, затем пишутся инициалы.

Так же в словарь включаются персоналии (биографии лиц). Например, Пушкин, Александр Сергеевич\о нем.

ОБЯЗАТЕЛЬНО следует учитывать варианты написания фамилий.

Прuмер:

Пушкин, А. С.

Пушкин, Александр Сергеевич

Пушкин, Александр Сергеевич (?–?)

Для отбора всех произведений какого-либо автора отбираются ВСЕ возможные варианты.

7. При наборе начальных букв Вам автоматически будут предложены варианты написания фамилии автора.

8. Для формирования запроса нужно «кликнуть» по зеленой галочке напротив слова ТЕРМИНЫ.

9. Выбрав нужные Вам варианты, Вы сформулируете свой запрос (смотрите в окне ТЕРМИНЫ ЗАПРОСА). Уточнять, исправлять, удалять термины запроса можно с помощью значков в правом верхнем углу этого окна.

10. Используйте возможности переключателя «УСЕЧЕНИЕ».

Например, Задан термин: Пушкин, Александр Сергеевич

При усечении «НЕТ» получаете список документов, в которых указывается «Пушкин, Александр Сергеевич»

При усечении «ДА» – получаете список документов, в которых указывается «Пушкин, Александр Сергеевич» и «Пушкин, Александр Сергеевич\о нем».

11. Для осуществления поиска нажмите клавишу ВЫПОЛНИТЬ.

12. Цифрой красным цветом будет указываться количество найденных документов.

13. В нижней части поисковой страницы Вы увидите: слева – сокращенное описание найденных документов, справа – полное. В полном описании Вы увидите библиографические сведения о документе, его шифр, место хранения, количество экземпляров, аннотацию и т. п. Эта информация Вам необходима для оформления заявки на получение документа из фондов библиотеки.

14. Электронный каталог предоставляет возможность просмотра полнотекстового варианта документа. Для того, чтобы этим воспользоваться, следует обращать внимание на состояние кнопки ПОЛНЫЙ ТЕКСТ. Если она «горит», значит, после нажатия на нее, запустится Word, откроется текстовый документ, с которым можно познакомиться сразу в зале каталогов и/или сохранить на электронный носитель.

15. С помощью мышки или клавишами клавиатуры «вверх» – «вниз» Вы сможете просматривать полученный список и оформить заявки для получения нужных Вам документов в отделах библиотеки.

16. Также можно сформировать список отобранных документов и сохранить его на электронном носителе.

ПОИСК В ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ НТГСПИ 

ПО СЛОВАРЯМ С ПРИМЕНЕНИЕМ КОДИРОВКИ

Специфика работы со словарями с применением кодировок в том, что пользователь НЕ МОЖЕТ использовать поле КЛЮЧ

1. Нажмите кнопку «ПОИСК» в главном меню, выберите ВИД ОСНОВНОГО ПОИСКА, из списка выберите один из необходимых словарей с использованием кодов: «Вид/тип документа», «Характер документа», «Страна издания», «Язык», «Физический носитель информации».

Например, Вы выбрали словарь «Вид/тип документа». Этот словарь позволит Вам просмотреть брошюры, нотные, монографические, многотомные или продолжающиеся издания.

При выборе словаря «Язык» Вы сможете выбрать издания с учетом языка, на котором они напечатаны.

2. Возможности каждого из словарей Вы можете просматривать и выбирать в колонке словаря «Пояснения», в которой дается расшифровка кода. Термины из словаря выбираются вручную при помощи полосы прокрутки и клавиатурных команд <стрелка вверх>/<стрелка вниз>/РаgеDоwn/РаgеUр.

3. Выбрав нужные Вам варианты, нажмите кнопку ВЫПОЛНИТЬ.

4. Цифрой красным цветом будет указываться количество найденных документов.

В нижней части поисковой страницы Вы увидите: слева – сокращенное описание найденных документов, справа – полное. В полном описании Вы увидите библиографические сведения о документе, его шифр, место хранения, количество экземпляров, аннотацию и т. п. Эта информация Вам необходима для оформления заявки на получение документа из фондов библиотеки.

6. Электронный каталог предоставляет возможность просмотра полнотекстового варианта документа. Для того, чтобы этим воспользоваться, следует обращать внимание на состояние кнопки ПОЛНЫЙ ТЕКСТ. Если она «горит», значит, после нажатия на нее, запустится Word, откроется текстовый документ, с которым можно познакомиться сразу в зале каталогов и/или сохранить на электронный носитель.

7. С помощью мышки или клавишами клавиатуры «вверх» – «вниз» Вы сможете просматривать полученный список и оформить заявки для получения нужных Вам документов в отделах библиотеки.

8. Также можно сформировать список отобранных документов и сохранить его на электронном носителе.

ПОИСК В ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ НТГСПИ «ДЛЯ ЧАЙНИКОВ»

1.Нажмите кнопку «ПОИСК» в главном меню → выберите «Для чайников». В появившемся окне в произвольной форме введите любые ключевые слова и нажмите кнопку ВЫПОЛНИТЬ.

Цифрой красным цветом будет указываться количество найденных документов.

3. В нижней части поисковой страницы Вы увидите: слева – сокращенное описание найденных документов, справа – полное. В полном описании Вы увидите библиографические сведения о документе, его шифр, место хранения, количество экземпляров, аннотацию и т. п. Эта информация Вам необходима для оформления заявки на получение документа из фондов библиотеки.

4. Электронный каталог предоставляет возможность просмотра полнотекстового варианта документа. Для того, чтобы этим воспользоваться, следует обращать внимание на состояние кнопки ПОЛНЫЙ ТЕКСТ. Если она «горит», значит, после нажатия на нее, запустится Word, откроется текстовый документ, с которым можно познакомиться сразу в зале каталогов и/или сохранить на электронный носитель.

5. С помощью мышки или клавишами клавиатуры «вверх» – «вниз» Вы сможете просматривать полученный список и оформить заявки для получения нужных Вам документов в отделах библиотеки.

6. Также можно сформировать список отобранных документов и сохранить его на электронном носителе.

Экономьте время с помощью самодельной картотеки для радиодеталей. Мастер-класс «Оформляем картотеку Из чего самим сделать разделители для картотеки

Народная кукла Шестиручка

История появления такой интересной мотанки в коллекции народных русских кукол весьма интересна. По легенде, когда-то давно покровительница ремесленников Макошь сжалилась над одной работящей женщиной, которая ну никак не успевала по хозяйству и подарила ей еще 2 руки. Но даже с четырьмя руками хозяйка все не поспевала, столько у нее было дел. Макошь подарила еще 2, и так до тех пор, пока у той не оказалось целых 6 рук. Когда же и это не помогло, Макошь забрала у женщины «лишние»

4 руки и подарила ей куклу Шестиручку, чтобы та помогала по хозяйству. С тех пор девушки и женщины стали мастерить такой оберег своими руками, веря, что с куколкой они смогут делать свою работу быстрее и лучше.

Кукла Веснянка

Кукла оберег Веснянка отличается от других строгим временным отрезком, когда ее делали и дарили. Именно в конце зимы молодые незамужние девушки делали этот оберег в подарок для близких. Дарилась она с приходом весны. Считалось, что Веснянка дарит своему хозяину или хозяйке красоту, удачу и радость. Выполнялась кукла Веснянка своими руками, для ее создания использовались разноцветные ткани, ленты и нитки, так как чем ярче оберег, тем больше в нем силы. Отдельно можно сказать и про косу Веснянки. Коса у нее должна быть длинной. Именно по ней девушки гадали о предстоящем лете.

В старину в семье, где появлялся малыш, обязательно в колыбель клали тряпичную куклу, которая оберегала новорожденного от злого глаза и болезней на протяжении его жизни и выступала настоящим талисманом. Создавалась такая кукла сразу после родов из разноцветных натуральных нитей и тканей. Пол ребенка определял и пол его куклы-оберега. По поверьям в этой куколке будет находиться частичка души малыша.

Игровая кукла «Зайчик на пальчик»

Чтобы ребенок не боялся оставаться один дома, ему изготавливали «дружка»

— маленького «зайчика на пальчик»

. Также для игр обычно изготавливали кукол-закруток, причем вместе с девочками. Традиционные народные куклы были в каждой крестьянской избе. Бабушки учили внучек, матери — дочек, старшие сестры – младших. Так в народе воспитывали будущих мастериц и рукодельниц, приучали к трудолюбию, а вместе с тем и к творческому отношению к миру.

Обрядовая кукла «Батюшка»

Поможет наладить отношения между отцом и детьми. А так же — принесёт удачу и вспоможение матери-одиночке. А именно: удачу – в нахождении отца для детей и помощь матери в качестве присутствия в доме мужской энергии. Кукла-Мужчина с двумя ребятишками на плечах. Дети радостны, потому что у них хорошие взаимоотношения с Отцом (отчимом)
.

Кукла оберег на счастливое материнство

Оберег для счастливого материнства, представлен в виде куклы с младенцами. Оберег в образе женщины с младенцем на руках считался очень сильным и всегда дарился с пожеланиями благополучия, мира в семье и в душе, спокойного, радостного и уверенного существования. Он символизировал женщину, которая вышла замуж и родила детей. А способность рожать была особенно значимой для наших предков. Радость быть матерью отражала, что у такой женщины все благополучно. Куклу творили, когда хотели или уже ждали появления малыша. Дарили её также на свадьбу с пожеланиями здоровых детей, на рождение новой семьи, особо почетным гостям, когда хотели показать уважение.

Если у вас есть домашний офис, или вам необходимо вместить свои вещи в ячейку, в этой статье Вы найдете полезные советы, которые сделают эту работу менее трудной.

Спонсор поста:
Поиск снежного человека в Китае : Удивительный рассказ о масштабной экспедиции в Китай

1. Храните мелкие вещи в стойке для специй.

Только не забудьте тщательно их вымыть, или Ваш ластик будет вечно пахнуть тмином.

3. Держите бумаги и ручки в аккуратном органайзере, сделанном из старых рамок.

4. Превратите рамку в список вещей, которые нужно сделать.

5. Сделайте эти красочные органайзеры из консервных банок

6. Уложите их друг на друга для экономии места.

7. Покройте их краской для школьных досок для удобства маркировки.

8. Посчастливилось иметь лишнюю пружинку Слинки? Используйте ее для хранения письменных принадлежностей.

9. Держите кабели в порядке с этим организатором, который монтируется на столе.

Он стоит всего 9,99$, и Вы больше не будете униженно ползать по полу в поисках кабеля.

10. Прикрепите небольшой крюк под столом, чтобы убрать шнуры из-под ног.

11. Пометьте шнуры ярлыками от хлеба. Правда, для начала Вам нужно будет съесть много хлеба, но все мы чем-то жертвуем.

12. С помощью зажимов можно сделать большой держатель для шнуров.

13. Обклейте картотеку кусками обоев. Ткань или бумага для творчества тоже подойдут.

14. Создайте полку с местом для хранения бумаги из журнальной стойки.

15. Используйте упаковку от утреннего кофе, чтобы предохранить Ваши наушники от запутывания. И ваши утра станут более добрыми.

16. Храните бумаги на стене, прикрепив их к планшетам с зажимами.

17. Используйте один для списка дел. Этот человек, очевидно, не имеет никаких обязательств.

18. Обновите свое кресло. Теперь, если кто-то захочет украсть Ваше кресло, Вы об этом узнаете.

19. Сделайте компактную зарядную станцию из бутылки от лосьона. Никто не узнает, чем это было раньше.

20. Никогда не проливайте жидкость с помощью этого держателя для напитков. Он крепится к краю стола и предотвращает страшные бедствия, вроде встречи-соевого-латте-с- MacBook-Pro.

21. Обклейте внутренние панели полок бумагой для творчества, чтобы придать им красок.

22. Создайте свою собственную книжную полку, используя ящики. Вы можете сделать её больше или меньше, в зависимости от того, насколько ограничено Ваше пространство.

23. Эта красивая книжная полка сделана из ящиков Ikea с помощью зажимов. Вы можете прибить или прикрутить её к стене, если Вы беспокоитесь о её устойчивости.

24. Перфорированные доски сохраняют много пространства. Храните важные напоминание и фотографии, которые Вам нравятся, на уровне глаз.

25. Прикрепите корзины к перфорированной доске, чтобы хранить бумаги. Их легко переместить.

Журнал, конспект, текстовый файл. Физическая реализация картотеки при этом может быть различной: папка для бумаг, блокнот, ящик для карточек, совокупность электронных папок и файлов.

Одно из первоочередных требований к карточке – легкость восприятия текста. Записи на карточках можно вести аккуратным почерком от руки, печатать на машинке, набирать на компьютерной клавиатуре с последующим распечатыванием или сохранением в файл.

Для картотеки, выполненной в виде папок, в которых хранится перепечатанный или вырезанный материал, изготовьте специальный стеллаж или используйте несколько настенных . Каждая папка должна содержать материалы по определенной тематике, при этом тема должна быть указана на лицевой стороне папки и на ее корешке. Такая картотека должна предоставлять возможность быстрого нахождения нужной информации.

Если вы намерены использовать стандартные библиотечные карточки, изготовьте специальный ящичек, по размерам соответствующий . По мере накопления материала и информационного фонда вам, возможно, понадобится соорудить специальный шкафчик, наподобие тех, которые для библиотечных каталогов. Преимущество такого вида картотеки – удобство использования и доступа к информации. Недостаток – малый объем информации, которая может уместиться на карточке.

Предусмотрите создание своеобразного предварительного накопителя. В этом случае любая приглянувшаяся вам информация попадает в накопитель без предварительной . Периодически проводите ревизию накопителя, пересматривайте материалы и раскладывайте их по тематическим папкам. Если информация должна быть помещена в папки с различной тематикой, снимите с нее копию.

Рассмотрите еще один вариант ведения картотеки (без предварительного накопления). В этом случае вырезки наклеиваются в блокнот сразу по мере отбора. Каждая карточка получает два номера: блокнота и порядковый номер информационного сообщения в блокноте. Параллельно формируется рубрикатор; в него записывайте номера карточек и их темы. Большие по объему печатные материалы храните в отдельных папках, а в блокнот заносите лишь короткое и ссылку на соответствующую папку.

Ведение электронной картотеки лишено многих недостатков, которые имеют бумажные карточки. Компьютерные технологии позволяют формировать базу данных по разным признакам и структурировать материал . Обязательное условие для электронного информационного фонда – создание дублирующего архива, который следует перенести на съемный носитель. В этом случае снижается риск потери информации при повреждении жесткого диска компьютера.

Полезный совет

Дополнительный источник:
«Как стать еретиком. Жизненная стратегия творческой личности», Г.С. Альтшуллер, И.М. Верткин, 1991.

Источники:

• Личные картотеки — фундамент творчества

В некоторых областях деятельности требуется систематизация товаров, изделий и документов. Картотека может применяться не только на производстве. Например, она пригодится человеку, коллекционирующему марки или монеты, или цветоводу. В общем, везде, где требуется среди большого массива каких-то предметов быстро отыскать нужный.

Инструкция

Информация, которую содержит картотека, должна быть легкодоступна, независимо от объема накопителя данных. Поэтому разбейте весь объем на блоки, например, по алфавиту или дате. Это поможет вам в краткие сроки найти нужную информацию (карточку).

Картотека должна храниться в специально отведенном месте, например, в стеллаже. Ящики должны соответствовать размеру . Обязательно составьте опись содержимого, так вам не придется перелистывать ненужные данные. По мере пополнения данных вносите информацию и в опись.

Иногда на поиски нужного предмета в столе уходит немало времени, сил и нервов. Чтобы избежать стресса и быстро найти ту или иную вещь, необходимо правильно организовать хранение в выдвижных ящиках. Как это сделать? Мы нашли самые крутые и быстрые по реализации идеи, которые помогут разобраться даже с самым большим беспорядком.

Хранение столовых приборов

Если столовые предметы хранятся в выдвижном ящике без разделителей, то рано или поздно они смешиваются между собой. Чтобы этого не происходило лучше сразу позаботиться о том, чтобы вилки, ложки и ножи хранились раздельно. Для этого можно купить специальный контейнер с разделителями в посудном магазине, или самостоятельно сделать перегородки из фанерных брусков. При этом, дно лучше застелить куском нетканой скатерти или наклеить декоративную плёнку.

Хранение косметики

Для хранения косметики в выдвижном ящике необходимо обзавестись пластиковыми и металлическими контейнерами разных размеров. Для удобства помады и блески рекомендуется складывать в одну ёмкость, кисточки и спонжи для нанесения косметики помещать в отдельную баночку, тени и румяна фиксировать так, чтобы при открытии и закрытии ящика они не осыпались.

Маленькие помощники

Чтобы превратить выдвижной ящик в функциональный органайзер, не обязательно тратиться на контейнеры, и искать специальные разделители. Стоит заглянуть на кухню и посмотреть, есть ли там ненужные картонные коробки из-под кукурузных или овсяных хлопьев. Пригодятся и коробки (и крышки с них), оставшиеся после покупки обуви, телефона или других аксессуаров. Для красоты их можно декорировать остатками обоев, склеить между собой и оформить в одном стиле.

Оригинальные решения

Если коробок, контейнеров и разделителей под рукой не оказалось, то на помощь придут самые привычные предметы, которые можно найти на любой кухне. Например, практически в любом супермаркете яйца продают в картонных ячейках, которые после покупки часто просто выкидываются в мусор. На самом деле в них удобно складывать канцелярские скрепки, булавки, ластики, ключи, нитки и многое другое.

Всем привет! Хранение различных радиодеталей требует применение системного подхода, в противном случае найти что-либо среди десятков/сотен пакетиков и коробочек будет просто нереально. Обычно резисторы хранят или в спичечных коробках или в небольших полиэтиленовых пакетиках (я не Рокфеллер, чтобы покупать пластиковые контейнера).

Если, со спичечными коробками все просто, как Божий день: собрали из коробков блок и скрутили всё изолентой или склеили коробки вместе. То с пакетиками дела обстоят по-другому: их приходиться хранит в разнобойных коробочках или других пакетах большего размера.

Поэтому, чтобы навести порядок в «закромах родины» сделаем небольшую «картотеку», в которой очень легко найти конкретный резистор, не перепутать и не потерять пакеты с радиодеталями.

Ячейки «картотеки» будут вмещать в себя наборы резисторов номинального ряда Е12 с мощностью рассеивания четверть ватта.

Ряд E12 содержит 12 значений (диапазон от 1 до 10 Ом):

Для увеличения диапазона умножаем значения на коэффициент 10, 100 и т.д.

Все резисторы были поделены на разные группы в соответствии с коэффициентами умножения. В итоге получилось 9 групп (0-0,82 Ом, 1-8,2 Ом, 10-82 Ом, 100-820 Ом, 1k-8.2k, 10k-82k, 100k-820k и 10 мОм).

Чтобы найти резистор с определенным номиналом сопротивления, сначала переходим в нужную группу, а затем ищем заданное значение.

Как вы помните, цель проекта заключалась в том, чтобы минимизировать затраты на изготовление подобной картотеки, поэтому будем делать её из того, что лежит под рукой. Нам понадобится:

Материалы:

• Переплетный и гофрированный картон;

• Трубочки от ватных палочек или зубочистки;
• Скобки для степлера;
• Двухсторонний скотч;
• Цветная декоративная пленка.

Инструменты:

• Макетный коврик;
• Ручная дрель и 2,5 мм сверло;

• Ножницы;
• Нож и плоскогубцы;

• Линейка и карандаш;

Изготовления картотеки следует начать с наброски предварительного эскиза с определением будущих размеров готовых отсеков. В свою очередь размер отсеков будет определять размеры самой поделки
. В моём случае размеры отсека: 3 см в глубину, 7 см в высоту и 6 см в ширину (один отсек будет в глубину 6 см).

В итоге из листа переплетного картона был вырезан прямоугольник размерами 25*40 см.

Отрезаем все лишнее, выполнив 4 технологических разреза.

Размечаем заготовку согласно схеме. После этого 2,5 мм сверлом сверлим сквозные отверстия. Дополнительно, просверлим отверстия под скобки для степлера.

Используя линейка в качестве направляющей, продерём линии изгиба несколько раз простой отвёрткой и подогнём стороны, сформировав короб.

Из гофрированного картона вырезаем перегородки размером 6*7 (см).

Разрезаем ушные палочки на 4 части, попутно заостряя их края.

Устанавливаем заостренные заготовки в 2,5 мм отверстия, после чего начинаем крепить перегородки на установленные шипы.

При этом следует проявлять осторожность, чтобы шип ненароком не проткнул перегородку.

По итогу операции у нас должна получиться следующая конструкция.

Складываем боковые стороны, фиксируя ушки скобками.

Подрезаем все лишнее.

В итоге получилась грубоватая на вид поделка
. Обклеиваем её цветной пленкой. Пленка будет лучше держаться на переплётном картоне, если наклеить на его поверхность двухсторонний скотч.

На этом всё. Спасибо за внимание

Мастер-класс «Оформляем картотеку. Мастер-класс «Оформляем картотеку Из чего самим сделать разделители для картотеки

В наше время все больше людей предпочитают электронные книги бумажным; но уверен, что среди читателей «Лайфхакера» немало тех, у кого дома есть старая добрая библиотека не на «электронной бумаге», а на вполне обычной. И если в электронных книгах навести порядок проще, то что делать с бумажными томами? Вот 5 способов организации бумажных книг.

Способ №1: Создайте электронный каталог
. Если книг у вас очень много, и вы при этом часто отдаете книгы знакомым и друзьям, то за всем уследить невозможно. На помощь придет Google Docs, любой офисный пакет и создание таблицы с метками и указанием того, кому и когда вы отдали ту или иную книгу и когда ориентировочно вам должны ее вернуть. А чтобы не путаться, помимо названия и автора укажите еще и номер книги в вашей библиотеке. Пронумеровать книги — это работа максимум на 1 час, зато систематизация большой бумажной библиотеки куда эффективнее, чем перевод всех книг в цифровой формат путем сканирования или поиска электронных копий в легальных и пиратских библиотеках.

Способ № 2: Создайте бумажный каталог
. Все как в предыдущем варианте, только на бумаге (большой блокнот или толстая тетрадь). Подойдет скорее людям пожилым и тем, кто стойко привязан к бумажному планированию и предпочитает ручку и страницы блокнота экранам и клавиатурам.

Способ №3: Полки по темам / видам книг / авторам / цветам обложек
. Один из оригинальных способов классификации, подсмотренный мной когда-то в тематических книжных блогах в рамках Tumblr. Если классификация по авторам и заглавиям в алфавитном порядке привычна и знакома практически каждому еще со времен пользования школьной библиотекой, то классификация по цветовой гамме обложек — нестандартное решение, но есть те, кому оно точно понравится:) Заодно можно сделать книги инструментом для декорирования интерьеров.

Способ №4: Систематизация в Evernote
. Берем книгу, фотографируем обложку, добавляем заметку-примечание с названием, автором, годом издания — и всё это со своего смартфона закидываем в отдельный блокнот-каталог на Evernote. Самый дотошные «книголюбы» могут еще для каждого названия книги сгенерировать QR-код с этими данными, распечатать его и наклеить на обложку книги, а затем при необходимости достаточно навести камеру смартфона на этот код — и все данные о книге и ее владельце отобразятся на экране любого, кто взял у вас почитать книжку из домашней бумажной библиотеки.

Способ №5: Каталог в GoodReads или аналогичных сервисах
. Так можно не только систематизировать всю вашу библиотеку с хранением данных в Сети, но и оставлять рецензии о прочитанных книгах, находить у друзей интересные варианты книг для чтения, обмениваться книгами со знакомыми или покупать подержанные книги. Причем круг использования социальных сетей для любителей чтения достаточно широк: можно даже вести что-то вроде тематического книжного блога.

Если у вас есть своя бумажная библиотека, поделитесь в комментариях, что вы делаете с книгами и как систематизируете их.

Ольга Павлова

В своей работе, я очень часто испытывала необходимость иметь систематизированный материал по той или иной лексической теме. И в один прекрасный день я решила начать создавать картотеку
. Это было в 2008 году. С тех пор моя картотека стала богатой
, и продолжает постоянно обновляться и дополняться.

Такой систематизированный материал помогает быстро находить физкультминутки, динамические паузы, считалки, загадки, подвижные и пальчиковые игры по определённой лексической теме. Почему быстро? Потому что карточка
каждой рубрики отмечена своим цветом (в левом верхнем углу приклеен кусочек ORACALа)
.

Так, физкультминутки и динамические паузы, отмечены красным цветом; загадки – синим; считалки – зеленым; пальчиковые игры – оранжевым, а подвижные игры — желтым.

И так по каждой теме недели. Темы, в свою очередь, разделены высокими карточками
с указанием названия лексической темы.

Практика показала, что такая картотека
просто незаменима в работе.

Поэтому, уже второй год, я тружусь над созданием картотеки занятий
. Начало положено. Здесь тоже есть свой принцип цветообозначения.

Например, развитие речи. Если это пересказ – то карточка
отмечена красным цветом, если цель занятия – обогащение и активизация словаря – синим; составление рассказов – зеленым, а речевые игры – желтым.

Или физическая культура – комплексы ОРУ и ОВД – синим; дыхательные упражнения (на восстановление дыхания)
– зеленым и подвижные игры – желтым.

В опытно – экспериментальной деятельности, цветовых карточек гораздо больше
. Потому что, здесь цветообозначение соподчинено цикличности. Так, опыты цикла «Свет и цвет»
обозначаются красным цветом, а опыты цикла «Вода»
— темно – синим цветом и т. д.

Между собой, как и в предыдущей картотеке
, карточки
разделены разграничителями с указанием названия того или иного занятия.

Для того, что бы никто не запутался в моих обозначениях, есть на коробочках с картотеками
своеобразные паспорта.

Вот такие мои картотеки
— удобные и простые в использовании. В планах есть идея дополнить картотеку
материалов по лексическим темам еще и поговорками, чистоговорками.

Народная кукла Шестиручка

История появления такой интересной мотанки в коллекции народных русских кукол весьма интересна. По легенде, когда-то давно покровительница ремесленников Макошь сжалилась над одной работящей женщиной, которая ну никак не успевала по хозяйству и подарила ей еще 2 руки. Но даже с четырьмя руками хозяйка все не поспевала, столько у нее было дел. Макошь подарила еще 2, и так до тех пор, пока у той не оказалось целых 6 рук. Когда же и это не помогло, Макошь забрала у женщины «лишние»

4 руки и подарила ей куклу Шестиручку, чтобы та помогала по хозяйству. С тех пор девушки и женщины стали мастерить такой оберег своими руками, веря, что с куколкой они смогут делать свою работу быстрее и лучше.

Кукла Веснянка

Кукла оберег Веснянка отличается от других строгим временным отрезком, когда ее делали и дарили. Именно в конце зимы молодые незамужние девушки делали этот оберег в подарок для близких. Дарилась она с приходом весны. Считалось, что Веснянка дарит своему хозяину или хозяйке красоту, удачу и радость. Выполнялась кукла Веснянка своими руками, для ее создания использовались разноцветные ткани, ленты и нитки, так как чем ярче оберег, тем больше в нем силы. Отдельно можно сказать и про косу Веснянки. Коса у нее должна быть длинной. Именно по ней девушки гадали о предстоящем лете.

В старину в семье, где появлялся малыш, обязательно в колыбель клали тряпичную куклу, которая оберегала новорожденного от злого глаза и болезней на протяжении его жизни и выступала настоящим талисманом. Создавалась такая кукла сразу после родов из разноцветных натуральных нитей и тканей. Пол ребенка определял и пол его куклы-оберега. По поверьям в этой куколке будет находиться частичка души малыша.

Игровая кукла «Зайчик на пальчик»

Чтобы ребенок не боялся оставаться один дома, ему изготавливали «дружка»

— маленького «зайчика на пальчик»

. Также для игр обычно изготавливали кукол-закруток, причем вместе с девочками. Традиционные народные куклы были в каждой крестьянской избе. Бабушки учили внучек, матери — дочек, старшие сестры – младших. Так в народе воспитывали будущих мастериц и рукодельниц, приучали к трудолюбию, а вместе с тем и к творческому отношению к миру.

Обрядовая кукла «Батюшка»

Поможет наладить отношения между отцом и детьми. А так же — принесёт удачу и вспоможение матери-одиночке. А именно: удачу – в нахождении отца для детей и помощь матери в качестве присутствия в доме мужской энергии. Кукла-Мужчина с двумя ребятишками на плечах. Дети радостны, потому что у них хорошие взаимоотношения с Отцом (отчимом)
.

Кукла оберег на счастливое материнство

Оберег для счастливого материнства, представлен в виде куклы с младенцами. Оберег в образе женщины с младенцем на руках считался очень сильным и всегда дарился с пожеланиями благополучия, мира в семье и в душе, спокойного, радостного и уверенного существования. Он символизировал женщину, которая вышла замуж и родила детей. А способность рожать была особенно значимой для наших предков. Радость быть матерью отражала, что у такой женщины все благополучно. Куклу творили, когда хотели или уже ждали появления малыша. Дарили её также на свадьбу с пожеланиями здоровых детей, на рождение новой семьи, особо почетным гостям, когда хотели показать уважение.

Иногда на поиски нужного предмета в столе уходит немало времени, сил и нервов. Чтобы избежать стресса и быстро найти ту или иную вещь, необходимо правильно организовать хранение в выдвижных ящиках. Как это сделать? Мы нашли самые крутые и быстрые по реализации идеи, которые помогут разобраться даже с самым большим беспорядком.

Хранение столовых приборов

Если столовые предметы хранятся в выдвижном ящике без разделителей, то рано или поздно они смешиваются между собой. Чтобы этого не происходило лучше сразу позаботиться о том, чтобы вилки, ложки и ножи хранились раздельно. Для этого можно купить специальный контейнер с разделителями в посудном магазине, или самостоятельно сделать перегородки из фанерных брусков. При этом, дно лучше застелить куском нетканой скатерти или наклеить декоративную плёнку.

Хранение косметики

Для хранения косметики в выдвижном ящике необходимо обзавестись пластиковыми и металлическими контейнерами разных размеров. Для удобства помады и блески рекомендуется складывать в одну ёмкость, кисточки и спонжи для нанесения косметики помещать в отдельную баночку, тени и румяна фиксировать так, чтобы при открытии и закрытии ящика они не осыпались.

Маленькие помощники

Чтобы превратить выдвижной ящик в функциональный органайзер, не обязательно тратиться на контейнеры, и искать специальные разделители. Стоит заглянуть на кухню и посмотреть, есть ли там ненужные картонные коробки из-под кукурузных или овсяных хлопьев. Пригодятся и коробки (и крышки с них), оставшиеся после покупки обуви, телефона или других аксессуаров. Для красоты их можно декорировать остатками обоев, склеить между собой и оформить в одном стиле.

Оригинальные решения

Если коробок, контейнеров и разделителей под рукой не оказалось, то на помощь придут самые привычные предметы, которые можно найти на любой кухне. Например, практически в любом супермаркете яйца продают в картонных ячейках, которые после покупки часто просто выкидываются в мусор. На самом деле в них удобно складывать канцелярские скрепки, булавки, ластики, ключи, нитки и многое другое.

Алфавит буквы с глазами. Картотека «Веселые буквы

Надоели обычные викторины со стандартными вопросами и ответами? Не желаете разгадывать на празднике надоевшие ребусы и кроссворды? Предложите своим гостям сыграть в интересную игру «Веселые буквы», а если наберется две команды, можно смело устраивать командный конкурс.

Ведущему этого конкурса придется выполнить существенную подготовительную работу. Главное, придумать сами комплекты букв, из которых и будут составлены слова-отгадки.

Если в командах будет по 4 человека, то готовится 4 листа и буквы пишутся с двух сторон, чтобы игрок мог этот лист переворачивать и, при необходимости показывать нужную букву. Итак, у нас будет комплект из 4 листов, на которых будет написано 8 букв, по две на каждом листе. Теперь, главное придумать слова, которые можно будет составить из этих букв.

Таких комплектов понадобится два разных, чтобы у каждой команды были свои буквы. Причем учитывайте, что табличка может быть использована при ответе только одной стороной.

Составив список возможных слов, начинаем придумывать к ним загадку, которую и должны будут разгадать конкурсанты. Можно загадку сделать из двух частей: немного заумного вопроса и поясняющей к нему подсказки.

Редактор портала «Этот праздник» предлагает читателям воспользоваться нашими уже проработанными вариантами комплектов «Веселых букв».

Как проводится конкурс «Веселые буквы»?

Итак, каждая команда, состоящая из 4 человек, получает свой комплект букв, написанных на листах. Ели не желаете заморачиваться с листами, можно буквы написать маркером на шариках тоже с двух сторон.

Ведущий, засекая время, зачитывает вопросы для первой команды. Игроки пытаются быстро найти ответ и выстроиться, чтобы он получился из имеющихся у них букв. Передавать игрокам свои буквы или меняться метами условиями конкурса запрещено. Поэтому игрокам придется еще и побегать с буквами, чтобы выстроиться в правильном порядке. Если игроки на протяжении 10 секунд не могут найти правильную отгадку, ведущий дает им подсказку. Игра «Веселые буквы» продолжается в скорости блиц-турнира, ведь участникам нужно быстрее своих конкурентов дать правильные решения.

Таким же образом проводится викторина для участников второй команды. Но вопросы у них уже будут другими. По итогам конкурса сверяется время, в которое вложились команды. Побеждают игроки, сложившие правильные ответы быстрее своих конкурентов.

Комплект для 1 команды

Первой команде понадобятся пары букв:

1. Табличка 1 – А/О
2. Табличка 2 – М/Г
3. Табличка 3 – А/Е
4. Табличка 4 – Р/Н

Варианты ответов с вопросами и подсказками для 1 команды:

1. Море
   1. Вопрос: «Очень много соленой воды в одном месте, иногда имеет связь с океаном»
   2. Подсказка: «Этот мир бездонный…»
2. Горе
   1. Вопрос: «Глубокая печаль или скорбь»
   2. Подсказка: «Федорино …»
3. Рама
   1. Вопрос: «Входит в конструкцию окна»
   2. Подсказка: «Мама мыла …»
4. Нега
   1. Вопрос: «Состояние услады или удовольствия»
5. Рога
   1. Вопрос: «Парные или одиночные выросты, встречающиеся на голове животных. Они твердые и заостряются на концах»
   2. Подсказка: «Жена наставила мужу …»
6. Нога
   1. Вопрос: «Конечность человека, применяемая для опоры и передвижения»
   2. Подсказка: «Применяется в процессе ходьбы, нижняя конечность»
7. Омар
   1. Вопрос: «Деликатес, относящийся к ракообразных. Имеет десять ног»
   2. Подсказка: «Знаменитый поэт из Персии …Хайам»
8. Немо
   1. Вопрос: «Он создал фантастический подводный корабль «Наутилус»
   2. Подсказка: «Знаменитый капитан …»
9. Рома
   1. Вопрос: «Футбольный клуб из Италии, точнее из Рима»
   2. Подсказка: «Сокращенное мужское имя»
10. Гора
    1. Вопрос: «Возвышение, которое поднимается над местностью, окружающей его. Кверху обычно сужается»
    2. Подсказка: «Умный ее обойдет и вверх не пойдет…»
11. Мера
    1. Вопрос: «Размер или величина, степень или объем чего-либо»
12. Гена
    1. Вопрос: «Сказочный друг мультяшного Чебурашки»
    2. Подсказка: «Мужское имя сокращенное»

Комплект для 2 команды

Второй команде понадобятся пары букв:

1. Табличка 1 – Ш/Б
2. Табличка 2 – О/У
3. Табличка 3 – Г/Т
4. Табличка 4 – А/И

Варианты ответов с вопросами и подсказками для 2 команды:

1. Шота
   1. Вопрос: «Поэт и государственный деятель из Грузии, живущий в XII веке»
   2. Подсказка: «….Руставели»
2. Боги
   1. Вопрос: «Высшие существа, наделенные сверхъестественными и могущественными способностями»
   2. Подсказка: «Обитатели горы Олимп …»
3. Губа
   1. Вопрос: «Складка из кожи и мышц, которая окружает вход в рот человека»
   2. Подсказка: «Активно применяется человеком при поцелуях …»
4. Ашот
   1. Вопрос: «Популярное имя в Армении»
   2. Подсказка: «Дарагой, сушай што та у …»
5. Гуаш
   1. Вопрос: «Краска довольно густая, применяется для рисования»
6. Туша
   1. Вопрос: «Тело неживого крупного животного»
   2. Подсказка: «Ироническое прозвище огромного, слишком толстого человека»
7. Туба
   1. Вопрос: «Музыкальный инструмент из меди, относящийся к духовым и имеющий самый низкий регистр»
   2. Подсказка: «Способ упаковки»
8. Гоби
   1. Вопрос: «Пустыня в Азии, самая большая»
9. Бито
   1. Вопрос: «термин в карточной игре. Так говорят в случае, когда карта игрока перекрывается старшей картой или козырем соперника »
10. Табу
    1. Вопрос: «Строгий запрет, распространяющийся на определенные действия»
    2. Подсказка: «Запрещенная тема»
11. Буги
    1. Вопрос: «Музыкальный стиль в джазе – …-вуги»
12. Шуга
    1. Вопрос: «название рыхлого льда, который появляется при ледоходе или до ледостава на водоемах и реках»
    2. Подсказка: «Сахар по-английски»

Конкурс-викторина «Веселые буквы» всегда проходит в шумной и веселой обстановке. Участвуют не только конкурсанты, но и зрители, так как стараются болеть, подсказывать, советовать. Такое развлечение подойдет компании практически любой возрастной категории, способной ответить на вопросы викторины. Поэтому смело готовьте конкурс «Веселые буквы» на сабантуй старшеклассников или

Ирина Коваленко

Картотека «Веселые буквы»

Уважаемые коллеги! Я предлагаю вашему вниманию картотеку «Веселые буквы».

В занимательной игровой форме малыши выучат буквы и запомнят слова, на них начинающиеся, а также потренируют произвольное внимание и память.

Изучение букв происходит в игровой форме, весело и интересно.

Пособие может быть применено в процессе индивидуальной работы с ребенком. А так же может быть задействовано на занятиях по познавательному и речевому развит
ию.

Ты эти буквы заучи.

Их три десятка с лишком,

А для тебя они — ключи

Ко всем хорошим книжкам.

В дорогу взять не позабудь

Ключей волшебных связку.

В любой рассказ найдешь ты путь,

Войдешь в любую сказку.

Прочтешь ты книги о зверях,

Растеньях и машинах.

Ты побываешь на морях

И на седых вершинах…

Тебе чудесные края

Откроет путь от «А» до «Я».

(С. Я. Маршак)

Песенка-азбука

Тридцать три родных сестрицы

Писаных красавицы,

На одной живут странице,

А повсюду славятся!

К вам они сейчас спешат.

Славные сестрицы,-

Очень просим всех ребят

С ними подружиться!

А Б В Г Д Е Ё Ж

Прикатили нам еже!

З И Й К Л М Н О

Дружно вылезли в окно!

П Р С Т У Ф Х

Оседлали петуха!

Ц Ч Ш Щ Э Ю Я —

Вот и все они, друзья!

Познакомьтесь с ними, дети!

Вот они — стоят рядком.

Очень плохо жить на свете

Тем, кто с ними не знаком!

(Б. Заходер)

Публикации по теме:

АЗБУКА В КОНВЕРТИКЕ Уважаемые коллеги! Хочу снова вернуться к теме штриховки. Ранее я размещала на своей страничке материал под названием.

Конспект занятия по обучению грамоте «Звук [у]. Буквы У, у»

Тема: Звук (у). Буквы У, у. Цель: Познакомить детей со звуком [у] и буквой У. Задачи: дать детям понятие о гласном звуке; выделять звук.

Логопедические памятки «Звуки речи и буквы»

В своей практике я применяю занимательный дидактический материал для усвоения правильного артикуляционного уклада речевых органов. Мной.

Непоседливы, они быстро отвлекаются и быстро перескакивают с одной темы на другую. Так как же их увлечь изучением букв и алфавита? Конечно же, с помощью веселых и забавных картинок — живые буквы в картинках. Все дети любят разглядывать красочные картинки, они и не догадаются, что в этот момент у них проходят занятия, для них — это лишь очередная игра.

Здесь мы предлагаем вам скачать бесплатно и распечатать на цветном принтере занимательные «живые буквы в картинках».

Каждая из букв иллюстрирована в стиле слова, которое начинается с этой буквы. Это своего рода ребус -головоломка, которую очень интересно разгадывать вместе с ребенком. Вы показываете ему карточку с буквой, а он должен отгадать, какое слово зашифровано.

Такие живые буквы в картинках прекрасно подойдут и для домашних занятий с ребенком и для занятий в детском саду.

Как сделать живые буквы в картинках для малышей

Данный обучающий материал представлен в виде карточек с буквами по 2 шт. на листе формата А4.

Вам нужно лишь, скачать и распечатать файлы с буквами, приклеить листы на картон. Сверху, при желании, вы можете их обклеить скотчем.

Разрезать листы на карточки и можно изучать с ребенком.

По этим карточкам буквы русского алфавита учатся быстро, а главное очень весело и интересно.

Развивающие карточки с буквами русского алфавита

Развивающие карточки с буквами русского алфавита

Развивающие карточки с буквами русского алфавита

Развивающие карточки с буквами русского алфавита

Развивающие карточки с буквами русского алфавита

Развивающие карточки с буквами русского алфавита

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы А, Б

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы В, Г

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы Д, Е

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы Ё, Ж

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы З, И

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы Й, К

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы Л, М

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы Н, О

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы П, Р

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы С, Т

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы У, Ф

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы Х, Ц

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы Ч, Ш

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы Щ, ъ

Развивающие карточки с буквами русского алфавита, Буквы ы, ь

Складская картотека

Программа позволяет вести учет товаров на
нескольких складах одновременно. Под складом может пониматься склад
как таковой, а может – розничная торговая точка, например, магазин,
аптека, киоск, также в качестве склада можно определить цеха
предприятия. Склад может быть и условным, то есть несуществующим,
как какое-то единое место хранения товаров, например, склад для
учета инвентаря в эксплуатации. Кроме того, склады можно объединять
в группы. Это удобно, например, если имеется несколько складов
одинакового назначения, но с разным способом учета или разным
местом размещения.

В данном разделе мы рассмотрим принципы
организации складской картотеки, создания складов, разделов
складской картотеки и учетных карточек ТМЦ.

Формирование структуры складской картотеки

В стандартной поставке программы уже создан
минимальный набор складов, которые могут потребоваться в дальнейшей
работе – это оптовый и розничный склады, склады для учета
инвентаря, материалов и продукции собственного производства и
т.п.

Чтобы просмотреть список складов, имеющихся в
программе, нужно открыть справочник «Складская
картотека«.

Рис. 7-23 – Справочник «Складская картотека».
Склады.

На верхнем уровне справочника представлен
список складов организации. Можно заметить, что помимо складов в
списке есть и группы. Как мы уже говорили, группы складов можно
использовать для объединения складов общего назначения, но чем-то
различающихся, например, видом учета или месторасположением. В
стандартной поставке так сконфигурирована, например, папка
«Инвентарь, спецодежда в эксплуатации». Если раскрыть группу,
внутри будут два склада «Инвентарь, спецодежда в эксплуатации»:
один склад используется для учета на балансовых счетах, другой —
для учета на забалансовых счетах.

Рис. 7-24 – Справочник «Складская картотека».
Группа складов.

Внешне, каждый склад или группа складов
представляют собой папку, в корневом каталоге справочника. Внутри
этой папки — склада будут храниться учетные карточки всех
наименований склада, иначе говоря — картотека склада. Все карточки
склада группируются по определенным признакам в папки. В целом
структура картотеки склада повторяет структуру соответствующих
разделов справочника номенклатуры.

Рис. 7-25 – Структура складской картотеки

Рассмотрим процесс создания склада,
организации и заполнения склада на конкретном примере.

Допустим, нужно создать два склада для
хранения продовольственных товаров. Так как назначение складов
одно, для удобства работы создадим сначала группу складов и в ней
разместим нужные нам склады.

Как мы уже говорили, склады и группы складов
создаются в корневом каталоге справочника.

Рис. 7-26 – Создание складов

При этом программа предлагает выбрать из
предложенного меню нужную опцию: «Создание склада» или «Создание
группы складов».

Создание группы складов

Выбираем опцию «Создать группу складов». В
открывшемся диалоговом окне выполняем настройки.

Закладка «Общие»

Рис. 7-27 – Диалог «Папка складов». Закладка
«Общие».

В поле «Название» укажите название
группы складов. Назначение остальных полей: «Разрешена
печать«, «Разрешены скидки«, «Есть ценник«,
«Используется«, «Подбор партий«, «Шаблон для ввода
кода партии» мы рассмотрим далее при описании настроек склада,
раздела складской картотеки и номенклатурной карточки. Значения,
указанные на папке складов будут значениями по умолчанию для
складов, папок и карточек в текущей папке складов.

Закладка «Параметры»

Рис. 7-28 – Параметры папки склада

Здесь можно задать любые необходимые вам для
работы с группой складов параметры. Обратите внимание на указание
параметров:

•  «Вид деятельности » – вид
деятельности.

•  «Ставка НДС» – ставка
НДС.

•  «Преобладает ЕНВД» ­­­­– на
складе хранятся ТМЦ, используемые преимущественно для видов
деятельности на ЕНВД.

Подробнее о назначении этих параметров и о
принципах работы с ними далее по тексту.

Создание склада

Итак, в списке складов организации появилась
новая группа «Продовольственные товары». Следующий шаг – создание
складов. Для этого заходим в группу и, при создании, выбираем опцию
«Создать склад» . При этом откроется диалоговое окно настройки
склада.

Рис. 7-29 – Диалоговое окно настройки склада

Диалоговое окно состоит из нескольких
закладок. Рассмотрим назначение основных полей.

Закладка «Общие»

•  «Номер» – уникальный номер,
который система присваивает вновь созданному складу. Служит для
идентификации склада в системе. При необходимости можно изменить
присвоенный системой номер на любой другой уникальный номер в
диапазоне от 1 до 256. Однако если на складе была создана хотя бы
одна карточка, изменить номер склада уже нельзя.

•  «Ответственное лицо» –
указывается материально ответственное лицо на складе. Выбор
производится из справочника сотрудников.

•  «Схема учета»  –
указывается способ хранения (использования) ТМЦ на складе. Схема
учета в сочетании с типом ТМЦ, установленным в номенклатурной
карточке, будет определять счет (субсчет) учета конкретного вида
ТМЦ на данном складе. Наиболее часто используемые схемы: в
производстве – для ТМЦ, отданных в производство; в
рознице – для товаров, переданных на реализацию в розничную
сеть; хранение на складе – для товаров и материалов,
хранящихся на складе. Подробнее про схемы учета рассказано в
разделе «Настройка счетов учета».

•  «Склад
реализации / именного списания» – флажок в данном поле
устанавливает режим, при котором все ТМЦ на данном складе
закрепляются за конкретными материально ответственными лицами. В
этом случае, в накладных помимо склада указывается лицо,
ответственное за товар. Соответственно, при списании товара со
склада будет проверяться не только наличие этого товара, но и его
принадлежность лицу, указанному в накладной. Обычно этот флаг
устанавливается для склада «Инвентарь в эксплуатации«.

•  «Учет по
продажной цене» – определяет способ формирования учетной
цены на складе. Если флажок установлен, товар на складе учитывается
по продажной цене и торговая наценка рассчитывается в момент
формирования приходной накладной. При таком учете разрешается
изменять цену товара только через акты переоценки, а пересчет цен и
ручное изменение запрещено. Если флажок снят, товар учитывается по
фактической себестоимости, а торговая наценка рассчитывается в
момент формирования расходной накладной.

•  «Используется» – флаг
устанавливает для всех разделов и карточек склада признак
«Используется». Этот признак имеет здесь такое же значение, как и в
номенклатуре. Все карточки, помеченные флажком, будут отображаться
в складской картотеке, и использоваться в складском
документообороте.

В блоке «Принцип
списания»  определяется способ оценки материалов при
выбытии их со склада:

•  «Средняя себестоимость»
– рассчитывается средняя себестоимость номенклатурного
наименования;

•  «Первый пришел – первый ушел
(FIFO)» – при данной политике предпочтение при списании
отдается товару, который раньше других поступил на склад.

•  «Последний пришел – первый ушел
(LIFO)» – предпочтение на списание отдается товару,
поступившему на склад позже других. Учтите, что данный способ
отменен с 2008 года.

•  «Минимальная себестоимость»
– для списания выбирается партия товара с минимальной
себестоимостью. При равных себестоимостях выбирается более ранняя
партия.

•  «Максимальная
себестоимость» – в первую очередь списываются наиболее дорогие
товары. При равных себестоимостях выбирается более ранняя партия
прихода.

•  «В алфавитном порядке по теме
прихода» – для списания выбирается первая партия в списке
партий товара, отсортированных в алфавитном порядке по темам
соответствующих приходных накладных. В случае если темы прихода
одинаковы, будет выбрана партия с более высокой себестоимостью.

•  «В обратном порядке по теме
прихода» – алгоритм, обратный предыдущему – для списания
выбирается партия товара, стоящая в отсортированном по темам
прихода списке последней.

При применении УСН, где в качестве объекта
налогообложения выбраны «Доходы, уменьшенные на величину расходов»,
для складов хранения товаров или материалов выбираются только
«партионные» принципы списания!

При партионном учете нужно заполнить поле
«Подбор партий» . Значение поля определяет порядок подбора
партий на списание:

•  «Автоматический» –
подходящая партия будет выбираться программой автоматически.

•  «Вручную» – пользователь
сам определяет партию прихода для списания. В этом случае, для
каждого наименования документа расхода из предлагаемого списка
партий прихода выбирается требуемая.

•  «По коду партии» – для
каждого наименования документа указывается код партии прихода. Если
указывается неверный (несуществующий) код партии, программа выдает
сообщение об отсутствии на складе наименования.

•  «Автоматически, если не
установлена» – если партия товара не выбрана, она будет
подобрана программой автоматически.

Закладка «Доп. данные»

Рис. 7-30 – Конфигурирование склада. Закладка
«Доп.данные»

Назначение полей «Разрешена печать«,
«Есть ценник» мы рассмотрим далее в параграфе
«Формирование карточки складского учета«. Установка значений
этих полей для папки будет определять значения «по умолчанию» для
всех карточек папки. Также обратите внимание на следующие поля:

•  «Разрешены скидки» –
установленный флаг разрешает применение к группе товаров или
отдельному товару скидок, установленных в специальном справочнике
«Виды цен«. Если флаг не установлен, то все скидки
справочника для данных товаров будут игнорироваться.

•  «Шаблон кода партии»  –
шаблон штрих-кода, которым маркируется партия товара. При отборе
наименований в документ с помощью сканера штрих-кода, в
соответствии с этим шаблоном определяется партия и из нее
выбирается товар. Этот способ используется на складах с партионным
учетом и отбором наименований в документ «По коду партии». Принципы
формирования шаблона штрих-кода рассмотрены нами в разделе
«Конфигурация задачи«.

Закладка «Параметры»

Рис. 7-31 – Конфигурирование склада. Закладка
«Параметры»

Здесь устанавливаются любые необходимые
параметры склада. Обратите внимание на параметры:

•  «Вид деятельности»  —
предназначен для определения аналитики по счету 90 при формировании
проводок по реализации. Установленный на папке, этот параметр
определяет вид деятельности «по умолчанию» для всех наименований
склада. Указанный вид деятельности может быть переопределен в
документе, в который будет выбрано наименование. Более подробно про
виды деятельности см. раздел «Настройка видов
деятельности«.

Рис. 7-32 – Установка значения параметра «Вид
деятельности» на папке склада

•  «Ставка НДС» . Это параметр
определяет ставку НДС «по умолчанию» для всех наименований склада.
Чтобы установить ставку, раскройте параметр и введите процент
ставки в поле «Значение«.

Рис. 7-33 – Установка значения параметра «Ставка
НДС».

Если на складе будут учитываться товары с
разными ставками НДС, можно оставить параметр незаполненным. В этом
случае для каждой группы товаров склада нужно будет установить свое
значение ставки НДС.

•  «Преобладает ЕНВД«. Этот
параметр определяет, для каких целей используются ТМЦ: для видов
деятельности на ЕНВД или нет. Данный параметр устанавливается,
только если у организации некоторые виды деятельности переведены на
ЕНВД. Если на складе хранятся ТМЦ, используемые преимущественно для
видов деятельности на ЕНВД, значение параметра нужно установить
«Да». По умолчанию значение параметра установлено «Нет». Параметр
влияет на учет НДС по приобретенным ТМЦ (подробней см. главу
«Учет налогов» раздел «Налог на добавленную
стоимость«).

Закладка «Характеристики»

Рис. 7-34 – Конфигурирование склада. Закладка
«Характеристики»

Здесь указываются любые дополнительные
характеристики склада. Эти характеристики будут унаследованы всеми
наименованиями склада.

Итак, первый склад создан. Таким же способом
следует создать и второй склад в нашей группе. В результате у нас
имеется группа складов «Продовольственные товары», состоящая из
двух складов «Склад на ул. Таговщинская» и «Склад на ул.
Чкалова».

Рис. 7-35 – Пример создания складов

Разбиение на группы товаров

Пока склады пусты, т.е. нет разбиения на
группы товаров и нет самих карточек. Нужно сформировать структуру
складской картотеки. Мы рекомендуем формировать складскую картотеку
путем копирования соответствующих разделов и карточек из уже
сформированного справочника «Номенклатура«.

 Для этого зайдите в папку склада и
нажмите комбинацию клавиш <Alt+Ins>. Программа
спросит вас, откуда вы хотите добавлять наименования. Выберите
пункт «Из номенклатуры». Теперь программа развернет на экране весь
номенклатурный перечень товаров и материалов, упорядоченный по
разделам и группам.

Рис. 7-36 – Формирование групп в складской
картотеке

Сначала вы должны пометить те группы товаров,
которые будут у вас на данном складе.

Рис. 7-37 – Перенос групп товаров из справочника
«Номенклатура»

Затем нажать клавишу
<Ctrl+Enter>. Программа спросит вас:
«Вставлять узел со всем содержимым?«.

Если вы ответите «Да«, то программа
поместит в складскую картотеку отмеченные вами папки со всем их
содержимым (со всеми подпапками и со всеми карточками в них).
Впоследствии ненужные на данном складе подпапки и карточки можно
будет удалить.

Если же вы ответите на запрос «Нет«, то
программа сформирует в складской картотеке только сами группы
товаров, без их содержимого. Затем вам придется заходить в каждую
группу и опять по клавише <Alt+Ins> выбирать в
нее подгруппы, а затем карточки товаров.

Поэтому, любое пополнение перечня товаров и
материалов рекомендуем производить только на основании справочника
«Номенклатура«, и уже из него, затем, выбирать карточки на
любой из складов. Одна и та же карточка товара из номенклатуры
может быть выбрана на любое количество складов справочника
«Складская картотека«. Только при такой организации работы
можно быть уверенным, что один и тот же товар не учитывается на
разных складах на разных карточках.

В итоге, структура созданной нами картотеки
будет выглядеть примерно так:

Рис. 7-38 – Пример формирования структуры
складской картотеки

Настройка группы

Перенесенные в картотеку группы, следует
немного откорректировать. Настройка свойств группы производится в
диалоговом окне «Папка склада«. Большинство полей папки
аналогичны рассмотренным нами при настройке папки номенклатуры.

Рис. 7-39 – Диалог «Папка склада». Закладка
«Общие»

Закладка «Общие»

При заполнении следует обратить внимание на
следующие поля в диалоге:

•  «Пересчет цен» —
установленный флаг разрешает для данной группы товаров выполнение
операции пересчета цен.

•  «Используется» — значение поля
то же, что и для номенклатуры. Отличие лишь в том, что как только
по такой неиспользуемой карточке будет создан хоть один документ
(счет, накладная), программа автоматически выставит флаг
«Используется».

•  «Только на складе» –
означает, что карточка не видна в справочнике номенклатуры.

•  «Шаблон для ввода кода партии,
Подбор партии» – значения этих полей мы рассмотрели при
описании настройки склада. При необходимости, здесь их можно
переопределить.

Закладка «Параметры»

Рис. 7-40 – Диалог «Папка склада». Закладка
«Параметры»

Здесь должны быть заданы значения параметров
«Вид деятельности» и «Ставка НДС«. Назначение и
настройка этих параметров рассмотрены нами в параграфе «Создание
склада«. По умолчанию, значения параметров наследуются с папки
склада, но при необходимости могут быть переопределены.

Закладка «Характеристики»

Рис. 7-41 – Диалог «Папка склада». Закладка
«Характеристики»

Здесь можно указать любые дополнительные
характеристики группы товаров. По умолчанию здесь отображаются
характеристики, установленные на папке склада или группы складов.
При необходимости, список можно дополнить, а нужные значения «по
умолчанию» переопределить.

Настроив папки для группы товаров, можно
переходить к работе с учетными карточками.

Формирование карточки складского учета

Как уже было сказано, рекомендуемый способ
создания карточек в складской картотеке – это перенесение их из
справочника «Номенклатура«. Этот способ помогает избежать
путаницы в учете товаров на карточках. Для выполнения переноса
используется комбинация клавиш <Alt+Ins>.
Подробное описание этой процедуры приводится в параграфе
«Разбиение на группы товаров«.

При перенесении карточки номенклатуры в
складскую картотеку у нее появляются новые поля, назначение которых
мы здесь рассмотрим.

Рис. 7-42 – Учетная карточка складской
картотеки

Закладка «Общие»

•  «Учетная цена» – учетная
цена товара на складе. В отличие от
«Цены1«,»Цены2«,»Цена3» изменение которых на
одном из складов автоматически вызывает соответствующие изменения
на остальных складах и в карточке номенклатуры, «Учетная
цена» товара на каждом складе может быть своя. Это объясняется
тем, что «Учетная цена» хранится в карточке склада, а
«Цена1«,»Цена2«,»Цена3» хранятся в карточке
номенклатуры.

•  «Себестоимость фактическая»
– текущая фактическая себестоимость, рассчитанная по данным
приходно-расходных документов, заведенных в программу, в
соответствии с установленной на складе политикой списания.

•  «Разрешены скидки» –
установленный флаг разрешает применение скидок к данному товару.
Порядок работы со скидками описан нами в параграфе «Виды
цен«. Если флаг не установлен, то все скидки справочника для
данного товара будут игнорироваться.

•  «Есть ценник» – данный флаг
учитывается при печати ценника. При формировании ценника программа
отслеживает состояние флага «Есть ценник». Наличие флага означает,
что с момента последней печати ценника для данного наименования
изменение цены не произошло. При изменении цены флаг «Есть
ценник» сбрасывается.

Остальные поля аналогичны соответствующим
полям карточки номенклатуры. Они рассмотрены нами в параграфе
«Формирование карточки номенклатуры».

Закладка «Доп. данные»

Рис. 7-43 – Учетная карточка складской
картотеки. Закладка «Доп.данные»

•  «Входит в» – в блоке
приводится список карточек, в состав которых входит данное
наименование. Работа с этим списком производится в карточке
номенклатуры (см. параграф «Карточка номенклатуры«). В
учетной карточке склада список не редактируется, его можно только
просмотреть.

•  «Замены»  – в блоке
составляется список возможных замен данного наименования. Работа с
заменами рассмотрена нами в параграфе «Формирование карточки
номенклатуры«. Здесь принципы те же. Все замены, указанные вами
в этом блоке автоматически перенесутся в карточку номенклатуры и
карточки наименования на других складах. Аналогично, замены,
указанные вами в номенклатурной карточке наименования, также будут
отображаться в карточке склада.

•  «Входит в свертку
комплекта…» – если флаг установлен, данное наименование,
находясь в составе комплекта, не будет выводиться отдельной строкой
в документах. Если флаг снят, при выборе карточки составного
наименования в документ, данное наименование будет выведено
отдельной строкой.

•  «Допустимое отклонение при
списании» – в этом поле указывается допустимая величина
отклонения количества списываемого товара (материала), от
количества, указанного в расходном документе. Эта величина будет
учитываться программой в случаях, когда при списании товара остаток
товара на складе чуть больше или чуть меньше количества, указанного
в расходном документе. Если расхождение между остатком товара на
складе и количеством товара в расходном документе не превышает
величины, указанной в поле, программа спишет остаток полностью.
Использование этого поля позволяет предотвратить появление
отрицательных остатков на складе.

•  «Норма перерасхода за период
(%)» – указывается допустимое отклонение остатка товара на
складе. Допустимое отклонение указывается в % от расхода между
инвентаризациями. Если отклонение в акте инвентаризации превышает
допустимое, оно выводится в акте инвентаризации в поле «Откл.
сверх нормы«.

•  «Архив остатков» – здесь
отображается история инвентаризаций товара.

Закладка «Описание»

Рис. 7-44 – Учетная карточка складской
картотеки. Закладка «Описание»

Здесь можно указать любую дополнительную
информацию по товару.

Закладка «Параметры»

Рис. 7-45 – Учетная карточка складской
картотеки. Закладка «Параметры»

Здесь можно задать любые необходимые вам
параметры карточки складского наименования. Обратите внимание на
параметры:

•  «Ставка НДС»  — этот
параметр определяется, как правило, на папке группы товаров или на
папке склада. Карточка склада наследует это значение. При
необходимости, можно переопределить значение параметра на
карточке.

•  «Вид деятельности» – этот
параметр также рекомендуется определять на папке группы товаров или
папке склада. Установленное значение будет наследоваться карточкой
склада.

Принципы работы с этими параметрами мы описали
в параграфе «Создание склада«.

Дополнительные возможности справочника

Находясь в справочнике «Складская
картотека«, вы можете, пользуясь контекстными меню или горячими
клавишами, выполнять следующие операции:

•  Редактировать отдельные карточки
или группы. При редактировании все изменения отражаются и на
карточке, хранящейся в справочнике «Номенклатура«.

•  Удалять (<Del>)
отдельные карточки или группы. Запомните, удалить можно только те
карточки, по которым еще не было совершено операций. Иначе
программа выдаст сообщение «Удаление невозможно, имеются
связанные записи«. Поэтому, сначала надо удалить все документы,
с которыми связана карточка, и уж только потом пытаться удалять
саму карточку. Если на других складах такой карточки нет, программа
спросит, хотите ли вы удалить карточку не только из складской
картотеки, но и из номенклатуры тоже. При утвердительном ответе
карточка будет удалена из программы совсем. При отрицательном –
карточка будет удалена только из складской картотеки, в
номенклатуре она останется, в любой момент ее можно будет
«вытащить». Если сразу известно, что удалить карточку нужно только
из склада, нужно нажать <Alt+Del> — программа
поймет, что из номенклатуры ничего удалять не надо.

•  Распечатывать (<F4>)
отдельные карточки или группы.

•  Формировать различные справки и
отчеты по одной карточке, например «Учетную карточку«,
получать информацию о счетах и накладных по отдельному товару –
меню «Справки по одной карточке«. Подробнее о работе с
отчетами рассказывается в разделе «Отчеты«.

•  Формировать справки и отчеты по
разделу складской картотеки, например «Оборотку» и
«Остатки» – меню «Справки по разделу складской
картотеки» (см. «Отчеты«).

•  Добавить в картотеку товар из
справочника «Номенклатура» — меню «Команды складской
картотеки/ Вставить из номеклатуры или склада«.

•  Переместить карточку товара из
одной группы в другую (<Ctrl+M>).

•  Выбирать карточки для вывода на
экран (<Ctrl+Q>). Установкой флагов можно
регулировать вывод на экран карточек, отмеченных цветом (белым,
зеленым, красным), используемых или не используемых. А также только
карточек с ненулевыми остатками. Например, при правильно
построенном учете в расходную накладную должен попадать только
товар, который есть в наличии на текущий момент.

•  О важности и необходимости
упорядочения складской картотеки в соответствии со структурой
справочника «Номенклатура» сказано немало. Программа также
позволяет выполнять процедуру, обратную команде «Упорядочить по
номенклатуре». Эта обратная команда называется «Упорядочить
номенклатуру» и приводит структуру номенклатуры в соответствии
со структурой складской картотеки.

•  Пересчитывать себестоимость
списания («Команды складской картотеки/ Перерасчет себестоимости
списания«) – эта процедура будет рассмотрена нами в разделе
«Пересчет себестоимости«.

•  Изменять реквизит «Тип
номенклатуры» учетной карточки наименования — меню «Команды
складской картотеки/ Изменить тип номенклатуры«.

•  Убирать неиспользуемые карточки из
окна просмотра, не удаляя их — меню «Команды складской
картотеки/ Перевести в неиспользуемые/используемые«.

Как привести документы в порядок с помощью картотечного шкафа

В любой организации очень важным является правильное хранение всей документации. Многие понимают, что удобность при этом создаст картотека. Это офисный атрибут, который содержит в своей конструкции разное количество карт. Они разложены по дате, содержанию в особом порядке и в нужной систематизации. Разберем нюансы организации картотек для учета документов в офисе или на производстве.

Как и где хранить документы в офисе

Вся документация должна быть отсортированной в зависимости от ее важности и содержания. Очень часто в различных организациях, в которых содержатся документы с правовой или социальной информацией, требуется отыскать нужный по первому запросу граждан. Картотечный шкаф https://hardsafe.ru/catalog/kartoteki/ позволит создать правильное распределение документов-карт.

Для того чтобы понять, как и где хранить документы нужно узнать об этом поподробнее. Хранение разделяется на два вида:

1. Сохранение документации в делопроизводстве;
2. Хранение важной информации, имеющейся в бумажной документации в архиве.

Если в компании нет отдельного помещения для размещения в нем картотек, тогда эти два вида хранения может быть осуществлено в комнате, занимаемой отделом кадров. Для этого помещение делится на две зоны: рабочую и хранилище.

В данной службе водятся правила по эксплуатации, режим, который должны соблюдать все работники этого подразделения. В зоне хранилища ставятся картотеки. Они должны иметь замки для закрывания их и препятствия для доступа к ним лиц, не имеющих право просмотра этих документов. Некоторые шкафы с картами могут опечатываться.

Вся документация располагается в определенном порядке. Для того чтобы быстро отыскать нужное дело, на его корешке ставится номер, который является индексом, отмеченным в номенклатуре.

Не стоит помещать в картотеку трудовые книжки работников, числящихся в этой организации. Они должны располагаться в сейфах вместе с печатями компании. Там же слаживаются ключи от картотек с важными документами.

Хранилище должно быть отделенным от помещения, где принимаются посетители. По окончании рабочего дня все карточки должны быть сложенными в места, отведенные для них. Картотека для документов после этого запирается.

В конце года проводится инвентаризация. Это нужно для сортировки документации, для определения ее ценности. Как проводится данная процедура должен знать в обязательном порядке сотрудник компании, который следит за сохранностью бумажной информации.

Как организовывается хранение

Если в компании имеется много документации, которую следует правильно распределять, тогда очень важно рассмотреть рационализацию этого метода хранения. Какие имеются требования к сохранности карточек:

• Организованное пополнение/замена документации.
• Удобность поиска нужной карты.
• Небольшая занимаемая площадь.

Хранение в картотеке бумажной документации может осуществляться в папках, футлярах, пр. Они размещаются в ящиках картотеки или на ее полках в нужной последовательности.

Виды картотек для документов

Конструкции картотек позволяют понять, как правильно хранить документы, как распределить их и сортировать между собой. Это может быть произвольная форма хранения или расположение по номерам, отмеченным в номенклатуре, датам, в алфавитном порядке, темам. Чтобы облегчить поиск нужного документа, на их корешки наносятся индикаторы, разделяющие их по тематическим подразделениям.

Плоские картотеки – в них карты размещены так, чтобы можно было видеть все индикаторы. Это ступенчатый метод, при котором один край последующей карточки выступает из-за предыдущей. При этом обзор всех документов становится полным.

Вертикальные картотеки имеют внешний вид ящиков. Карточки в них расположенные вертикально. Есть разновидности, в которых карты закреплены стержнем. Они имеют отверстия, через которое он проходит. Этот вид пользуется популярностью. Его можно встретить в службах кадрового учета, в бухгалтериях, в архивах различных компаний, предприятиях, в библиотеках, пр. Достоинства: невысокая цена, хорошая вместительность, простота конструкции. Недостатки: усложнен поиск нужных карт.

Подвесные картотеки имеют вертикальную конструкцию. Небольшие по габаритам. Размещаются в ящичках рабочих столов. Документы располагаются в них в подвесном виде в папках.

Вращающаяся картотека учета документов выглядит как барабан, который вращается вокруг стержня. Последний элемент может быть горизонтальным или вертикальным. На него помещаются секции, в которые вкладываются карты или папки с документацией. Есть еще одна разновидность картотечного устройства, при котором на стержень закрепляются в жестком закреплении карты. Очень часто эту конструкцию приобретают для мест массового скопления людей, в библиотеках. При индивидуальном заказе этот вид хранения бумажной информации может оборудоваться автоматическими механизмами для поиска.

Помещение документов в картотеку для учета

Перфокарточный метод позволяет легко найти нужную карту. При этом осуществляется механизированное нахождение нужного документа. Внешний вид карточки с перфорацией – это прямоугольник, который изготовлен из плотного картона. На крайней части этой папки имеются несколько специальных отверстий. Они имеют откалиброванный вид и располагаются в ряд. Когда происходит нанесение кода поиска, на карте вырезается перемычка, которая находится недалеко от края. Когда нужно найти карточку с важным документом, стержень произведет отбор по дырочному коду.

Итоги

Не стоит пренебрегать правильным хранением документов. От этого зависит не только эффективность рабочего процесса, но и предотвращение потерь документации. Выбор нужной картотеки при этом необходим. Она должна в полном объеме выполнять функции, которые на нее возлагаются.

Обратившись в компанию, предлагающую к использованию разные виды картотечных устройств, можно решить проблемы своей организации по хранению важной бумажной информации, обеспечить ее учет и быстрый поиск нужной карточки.

Типы файловых систем для дома и офиса DIY

Посмотрим правде в глаза: подавать документы — отстой.

Сортировать документы никто не любит. Бывают вырезки из бумаги, похожие названия сбивают с толку, а запах перманентного маркера всегда приходит вам в голову раньше, чем вы ожидали. Но это неизбежное зло для создания организованного рабочего пространства — и оно может быть очень приятным, если все сделано правильно. Итак, давайте создадим файловую систему домашнего и офисного типов.

Зачем нужно создавать систему хранения документов для дома или офиса?

Будь то домашний или рабочий офис, наличие файловой системы для ваших документов является ключевым моментом.Вы никогда не захотите оказаться в ситуации, когда вы не можете найти то, что вам нужно, так быстро, как вам это нужно. Например, если вам когда-либо не повезло с аудитом, вы хотите сделать процесс как можно более безболезненным за счет того, чтобы запрошенные документы были четко обозначены и всегда были у вас под рукой.

В эпоху растущей цифровизации хранение бумажных файлов часто может показаться чрезмерным. Но общее практическое правило — хранить оригиналы документов в течение как минимум семи лет после того, как это произошло.Существуют разные правила для разных типов документов, но всегда лучше перестраховаться, чем сожалеть, особенно в деловых отношениях. Вы можете потратить время на их сканирование — на самом деле, это рекомендуется, — но бумажные копии могут пригодиться (а в некоторых случаях и потребоваться) для официальных целей.

В Blue Summit Supplies у нас есть основные инструменты, необходимые для создания файловой системы: папки с файлами, подвесные папки с файлами, другие папки с файлами, другие папки с файлами… Плюс ноу-хау для создания надежной и удобной системы хранения файлов.

Что делает хорошую файловую систему?

Хорошая файловая система определяется тремя ключевыми составляющими: идентификаторами, папками и держателями.

Идентификаторы

Вашими «идентификаторами» будут любой метод, который вы используете для маркировки и идентификации ваших папок — чаще всего вкладки самих папок. Некоторым людям нравится использовать цветные пластиковые вкладки на папках из манильской бумаги, но мы предлагаем простоту использования цветных папок с файлами.Затем вы можете писать прямо на вкладках и при этом сразу видеть, какие папки вам нужны, или вы можете использовать удобные дополнения, такие как ярлыки папок с файлами, для более гладкого вида и повторного использования папок.

Для стандартных папок с файлами 1/3 мы рекомендуем эти этикетки от Avery или любые другие этикетки размером 2/3 ”x 3 7/16”. В Интернете также есть несколько отличных шаблонов этикеток для папок с файлами, таких как этот (также от Avery), так что сэкономьте деньги, распечатав свои собственные.

Папки

Затем есть папки «.В папках будут храниться все ваши важные документы, и их хватит на годы. Хорошей идеей является приобретение усиленных качественных папок, поскольку вам не придется менять их так часто, и со временем они сэкономят вам деньги. Вы не можете хранить файлы без папок, поэтому убедитесь, что вы планируете заранее и упорядочиваете, прежде чем приступить к созданию своей идеальной организационной системы.

Держатели

И, наконец, есть «держатели». Это сами шкафы или любой другой метод, который вы используете для хранения файлов.Мы рекомендуем шкафы, так как они вмещают больше всего и предназначены для папок с файлами определенного размера. Существует два популярных типа картотечных шкафов: вертикальные и боковые, и вы должны учитывать такие факторы, как офисное пространство и объем файлов, прежде чем выбирать тип.

Некоторые инструменты также могут быть полезны, например наша подвесная стойка для файлов. Посмотрите, насколько легко это использовать, и соберите все вместе.

Как создать файловую систему своими руками

После того, как вы выбрали основные инструменты, есть несколько вариантов для создания собственной файловой системы DIY с бумажными файлами.Буквенное и числовое основание являются самыми простыми и лучшими в реализации для обеспечения масштабируемости. Когда дело доходит до компьютерных данных, существуют другие методы организации, но для хранения твердых документов, вот наши любимые идеи офисных и домашних файловых систем.

Алфавитная система регистрации

Алфавитная файловая система проста, понятна и наиболее эффективна для предприятий, имеющих дело со многими поставщиками или именами. Элоди МакКлин, профессионал в области журналистики, говорит, что алфавитный регистр — ее любимый метод, потому что «это самый простой способ найти что-то в большом количестве данных.Для МакКлин, которая работает с множеством имен от рекламодателей до подписей писателей, алфавитный алфавит — лучший способ найти необходимые документы.

Для этой и большинства файловых систем все, что вам нужно, чтобы начать настройку, — это шкаф (или несколько), маркеры, целый беспорядок папок и терпение. Мы также рекомендуем захватить некоторые ярлыки папок с файлами, поскольку это упрощает повторное использование папок с файлами и сокращает лишние расходы. Существуют и другие пути к организации картотеки и способы управления хранилищем файловых папок, но пока мы будем упрощать их.

Как создать систему хранения по алфавиту

Прежде чем начать, решите, как вы будете располагать по алфавиту. По фамилии? По названию компании? Выберите свою систему и приступайте к работе.

После того, как вы определитесь со структурой, вам нужно будет разбить файлы на группы. Для домашнего офиса ваши группы могут быть «Медицина», «Ипотека» и «Авто». Для офиса они могут быть разделены на такие категории, как «Продавцы», «Благотворительность» и «Налоги». Затем начните регистрацию внутри эти группы.Также рекомендуется чередовать цвета. Не используйте одновременно красные папки «A» и «B»; вместо этого держите похожие цвета друг от друга, чтобы вы могли быстро найти свои документы.

Эта система очень хорошо подходит для домашнего офиса и может расширяться, чтобы соответствовать потребностям профессионального офиса.

Хронологическая система хранения

Хронологическая система хранения удобна, если вы имеете дело в первую очередь со счетами-фактурами или корреспондентскими документами. Маркировка файлов по дате — это эффективный способ извлекать нужные документы, не тратя время на поиск.Обычно вы помещаете самую последнюю дату в начало файлов, а самую старую — в конце, но упорядочиваете даты так, как лучше всего подходит для ваших файлов. Наш креативный директор Шеннон Миллер выполняет функции казначея в PTA в своей детской школе, и она предпочитает хронологический метод хранения документации по фондам PTA.

«В моей роли казначея PTA я веду хронологическую систему хранения документов, которая работает с июля по июнь. Каждый файл помечен за месяц, а файлы и квитанции внутри упорядочены по дате.Использование этого формата позволяет легко сопоставить бумажные записи с записями в моей общей цифровой книге ».

Файловая система

Shannon является ярким примером максимизации возможностей системы и интеграции цифрового и физического архивирования. Попробуйте сделать то же самое, если у вас дома или на работе много физических и цифровых документов.

Как создать хронологическую систему хранения

Подача по дате, возможно, самая простая система регистрации. Рекомендуется подавать только один тип документов по дате за раз, то есть не смешивать датированные счета с датированными налоговыми документами.Держите эти категории отдельно, чтобы избежать путаницы.

После того, как вы определили категории, подайте документы по дате. По возрастанию или по убыванию, в зависимости от того, что вы предпочитаете. Если у вас много документов или у вас возникли проблемы с размещением их всех в картотеке, возьмите документы более старшего возраста и храните их в другом месте в четко обозначенных ящиках для файлов.

Не выбрасывайте их в мусорную корзину — помните, что файлы рекомендуется хранить не ранее, чем семь лет назад. Даже в этом случае мы рекомендуем хранить действительно важные документы, так как вы никогда не знаете, когда они могут вам понадобиться.Убедитесь, что сохраненные файлы по-прежнему отсортированы в ящиках, на всякий случай, если вам нужно вернуться и взять предыдущий документ.

Буквенно-цифровая система регистрации

Этот тип файловой системы — косвенный, эффективный способ организации ваших данных. Он сочетает в себе буквы и цифры для широкого диапазона возможностей этикетирования. Его часто используют архивисты и другие организации, занимающиеся огромным объемом категорий, например Библиотека Конгресса. Ваша организация может не нуждаться в такой эластичной системе, как эта, но это эффективный способ организации огромного количества данных.

Тарра Крейг, бывший архивист Национального исторического памятника Сен-Годенс в Нью-Гэмпшире, говорит о своей тщательно отобранной буквенно-цифровой системе: «Коллекции наших артефактов обычно сортируются по инвентарным номерам, что лучше всего работает с буквенно-цифровой системой. Таким образом, мы можем хранить множество различных типов артефактов в каждой более крупной категории ».

Как создать буквенно-цифровую систему хранения

Определитесь с тематическими группами — названиями, предприятиями, отделами.Назначьте буквенно-цифровую комбинацию каждой из этих более крупных тематических групп. Например, если у вас много счетов-фактур от подрядчика по имени Алиса Ааронс, присвойте ей идентификатор A1. Затем пронумеруйте каждый документ в папке A1 Алисы Ааронс. Например, A1 — 001, A1 — 002. Продолжайте это для каждой темы и всех документов в тематических группах.

Разумно создать главный ключ, определяющий, какие идентификаторы группы («A1») принадлежат каким собственным именам. Большие подвесные папки с файлами могут быть хорошим способом хранить вместе толстые стопки документов и обеспечивать отличную организацию картотеки.

Цифровая система регистрации

Цифровые файловые системы являются классическими и обеспечивают масштабируемость, готовые к росту по мере расширения вашей компании или домашнего хозяйства. Это предпочтительная система подачи документов Blue Summit, поскольку она подходит нашей небольшой внутренней команде и имеет возможность расти вместе с нами. Эта система основана на присвоении номеров категориям и работе с этой пронумерованной клавишей.

Натан Миллер, специалист по бухгалтерскому учету государственного подрядчика, говорит: «Я использую числовую регистрацию для счетов, которые мы получаем по почте, поскольку мы получаем большинство наших счетов в цифровом виде.Те немногие, которые мы получаем по почте, хранятся по номеру ваучера. Оба варианта отлично работают, если ваша система согласована ».

Как создать цифровую файловую систему

Прежде чем начинать маркировать или сортировать папки, вам понадобится структура всей системы. Если это персональная система, некоторые категории для включения могут быть «Авторасходы», «Медицинские документы» и «Документы, удостоверяющие личность». Отсюда вы можете присвоить каждой категории номер 00. Например. Авторасходы — 000, медицинские документы — 100, документы, удостоверяющие личность — 200.

Вы можете пойти дальше в своей числовой системе и сгруппировать документы по подкатегориям внутри более крупных категорий. Например, ваша большая подвесная папка с файлами помечена как «Авторасходы». В этой более крупной папке вы можете сохранить папку с файлами только для «Изменения масла». Здесь вы можете включить другой вид хранения — например, хронологический — чтобы держать все ваши замены масла в порядке. Как видно из вышеизложенного, это отличная идея для домашней файловой системы, но ее также можно найти хорошее применение в профессиональной среде.

Каковы ваши предпочтения в отношении подачи? Хороший вопрос — у вас есть настройки подачи ? Если так, то вы похожи на наших людей, и вы нам нравитесь. Мы хотели бы услышать идеи вашей домашней файловой системы или другие нишевые методы подачи документов, такие как идеи юридических систем хранения и цифровых систем хранения. Свяжитесь с нами, чтобы узнать, как вы остаетесь организованным, и подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать уведомления о нашей следующей увлекательной работе по организации офиса.

Чтобы получить больше информативных статей о канцелярских товарах, подпишитесь на нашу рассылку новостей по электронной почте!

Не бойтесь, вы не начнете получать ежедневные электронные письма с продажами, которые находятся в папке со спамом. Вместо этого мы обещаем веселую еженедельную сводку наших последних сообщений в блогах и интересных находок со всего Интернета. И если вы потеряете интерес, всегда легко отказаться от подписки одним щелчком мыши.

Организация картотеки: 8 умных советов

Вам нужна помощь в организации картотеки дома или в офисе?

Вам интересно, как хранить все ваши файлы и документы?

Организация картотеки кажется относительно простым организационным проектом.

Вы собираете свои бумаги, складываете их в папки с файлами, складываете из этих папок в висящие файлы, а затем опускаете партию в свой шкаф.

Легко и просто, правда?

На самом деле, организация картотеки — это намного больше, чем вы думаете!

Вы не просто организуете файлы для удовольствия… вы организуете файлы так, чтобы вы могли ссылаться на них в будущем.

В некотором смысле процесс организации картотеки похож на составление плана будущей поездки.

Единственная разница в том, что вы отправитесь в путешествие в какой-то неизвестный момент в будущем, будь то две недели, два года или даже два десятилетия!

Тем более, что вам следует проявлять особую осторожность при организации файлов.

В этом посте я предлагаю несколько советов, которые помогут упростить организацию картотеки для ваших нужд.

Эти советы призваны дать вам прочную основу, когда дело доходит до организации вашего шкафа.

Вы можете использовать эти советы для организации любого типа картотеки: картотеки домашнего офиса, рабочей картотеки, школьной картотеки, картотеки для малого бизнеса и многого другого.

Создайте файловую систему.

Первым шагом в организации картотеки является создание картотеки. Эта система станет источником жизненной силы вашего картотеки и будет методом, с помощью которого вы будете хранить и хранить свои бумаги и документы.

Вы можете думать об этом процессе, как о закладке каркаса для нового дома. Вы хотите, чтобы каркас дома был на месте (ваша файловая система), прежде чем вы начнете добавлять стены, пол и изоляцию (ваши файлы).

Хорошая новость в том, что файловая система может быть сколь угодно общей или сколь угодно подробной. Необязательно создавать сложную или трудную для понимания систему, чтобы систематизировать файлы.

Главное, чтобы вы создали надежную систему и придерживались ее на протяжении всего срока службы картотеки. Весь смысл организации вашего картотеки заключается в том, чтобы иметь возможность легко и удобно хранить и находить нужные вам файлы!

Имейте в виду: всякий раз, когда вы намереваетесь создать файловую систему, вы создаете ее для себя в будущем.Вы сможете найти то, что вам нужно, без каких-либо проблем и трудностей. Вы же не хотите тратить 10 минут на поиск файла или ломать голову, пытаясь вспомнить организационную структуру своего картотеки.

Один из самых простых способов организовать картотечный шкаф — это упорядочить файлы в алфавитном порядке. Есть что-то приятное в том, чтобы открывать ящик картотеки и видеть файлы, аккуратно организованные от А до Я, для домашних дел, имен клиентов или проектов.

Если вы склонны к приключениям в организационном отделе и хотите создать свою собственную систему, используя комбинацию файловой информации, сделайте это во что бы то ни стало.Если вы выберете этот путь, обратите внимание, что вам нужно будет четко определить и поддерживать свою организационную систему, чтобы поддерживать порядок.

Вот несколько вопросов, которые следует задать себе при создании файловой системы:

• Как будет использоваться мой картотечный шкаф?
• Какие типы файлов я буду хранить в картотеке?
• Подойдет ли мне простая или сложная файловая система?
• Где будет храниться мой картотечный шкаф?
• Кто еще, кроме меня, будет использовать мой картотечный шкаф и файлы?

Составьте список файлов.

Следующим шагом в организации картотеки является создание рабочего списка файлов, которые будут храниться в картотеке. Этот шаг поможет вам организовать свои мысли и, в конечном итоге, ваши файлы.

Вытащите лист бумаги и ручку и начните составлять список имен файлов, которые войдут в ваш шкаф. Для этой первой итерации списка нет необходимости в совершенстве: просто запишите имена файлов, которые вы хотите включать в свой картотечный шкаф, по мере их поступления.При необходимости вы можете обратиться к ближайшим документам, чтобы определить типы файлов, которые вы хотите создать.

Вот несколько простых примеров, которые могут вам помочь: если вы организовываете картотеку для домашних счетов, вы можете создать список со следующим: счет за кабельное соединение, счет за газ, счет за электричество, счет за телефон, счет за воду и т. Д. Если вы организовываете картотечный шкаф на основе клиента, вы можете создать список со следующими фамилиями клиентов: Астор, Браун, Джонс, Смит, Томпсон и т. Д.

Создавайте четкие и лаконичные имена файлов.

Третий шаг в организации картотеки — создание ясных и лаконичных имен файлов. Имя файла должно четко описывать, что содержится внутри файла. Вы хотите иметь возможность видеть имя файла и понимать, что содержится в нем, без необходимости открывать файл и заглядывать внутрь его содержимого.

Хотя файл с умным названием сейчас может показаться забавным, но через несколько месяцев вы можете оказаться в недоумении или растерянности.Если сомневаетесь, думайте умно и просто. Например, вы можете создать список, используя имена утилит, перечисленных в предыдущем разделе. В этом случае Cable Bill станет Alpha Cable, Gas Bill станет Beta Natural Gas, Electric Bill станет Gamma Electric и так далее.

По мере разработки имен файлов вы должны сделать все возможное, чтобы избежать дублирования имен файлов и разных папок с файлами. Эти типы файлов могут вызвать множество проблем в файловой системе.

Дубликаты файлов буквально вдвое увеличивают объем работы; вы будете тратить большую часть своего времени на поиск неуместных или отсутствующих файловых компонентов.Хотя разные папки могут показаться удобными на первый взгляд, они чрезвычайно затрудняют получение важной информации.

После того, как вы подтвердите окончательный список имен файлов, вы можете организовать имена файлов в соответствии с вашей файловой системой. Вы можете написать свой список на том же или отдельном листе бумаги или использовать набор стикеров, чтобы упорядочить элементы по одному. Вы можете использовать этот момент как последнюю проверку, чтобы убедиться, что файловая система и имена файлов хорошо сочетаются друг с другом.

Купите или соберите компоненты шкафа для хранения документов.

Следующим шагом в организации вашего картотечного шкафа является покупка или сбор всех компонентов, которые вам понадобятся. Это включает в себя покупку или определение картотеки, которую вы будете использовать, а также сборку таких предметов, как папки с файлами, подвесные папки, вкладки для подвесных папок (если они используются), карандаш, ручка или маркер. Вы можете использовать этикетировщик, если хотите создавать этикетки, но в этом нет необходимости. Проверьте свой дом или офис на предмет имеющихся принадлежностей, прежде чем покупать товары в Интернете или в магазине.

Думаете, картотеки или папки с файлами должны быть скучными и утомительными? В наши дни вы можете найти различные типы офисной мебели и канцелярских принадлежностей самых разных форм, цветов и узоров. От красочных шкафов для хранения документов до ярких переносных папок с файлами и до замысловатых манильских папок — здесь есть что-то на любой вкус и кошелек. Держите глаза открытыми, делая покупки для веселых и ярких принадлежностей, чтобы добавить немного «поп» в ваш шкаф!

Подготовьте папки с файлами и висячие файлы.

Затем вы захотите начать подготовку папок с файлами и висящего файла. Возьмите кучу файлов и висящих папок и начните маркировать их в соответствии со списком (ами), который вы подготовили выше. Вы можете маркировать файлы, используя любой метод, который считаете нужным: маркировка карандашом упрощает изменение или редактирование элементов, а использование средства создания этикеток может сделать вещи более унифицированными.

Не торопитесь при подготовке папок с файлами. Вы не хотите непреднамеренно создавать дубликаты файлов или неправильно маркировать элементы.Начните с маркировки одной папки с файлами, а затем отложите папку в сторону. Продолжите процесс с оставшимися папками с файлами.

Подготовьте шкаф для документов.

Следующим шагом будет подготовка картотеки. Выньте содержимое картотеки (если есть) и на время положите на чистую ровную поверхность. Если вы работаете с пустым или новым шкафом для папок, вы можете начать размещать в нем свои предварительно маркированные подвесные файлы и папки в соответствии с вашей файловой системой.

Когда вы закончите с этим шагом, у вас должно быть несколько пустых файлов и папок с файлами, готовых для приема бумаг и документов.

Разложите бумаги по папкам.

Пришло время поместить ваши бумаги и документы в соответствующие папки. Не стесняйтесь возвращаться к своей файловой системе и списку файлов по мере необходимости, чтобы напомнить себе, что куда идет. Размещая документы внутри папок, вы должны организовывать их в хронологическом или обратном хронологическом порядке.Это упростит получение информации, когда она вам понадобится.

Например, если у вас есть серия счетов за сотовый телефон за последний год, вы можете разместить их в хронологическом порядке с января, февраля, марта и так далее. Вы также можете подавать эти же счета в обратном хронологическом порядке, чтобы первый счет в файле был самым последним, например, за ноябрь, октябрь, сентябрь и т. Д.

Возможно, вам придется потратить некоторое время на сортировку бумаг, материалов и документов, чтобы сопоставить похожие элементы с похожими, но основная структура ваших файлов уже существует.Ознакомьтесь с моим постом о сортировке бумаг, чтобы получить несколько быстрых советов здесь, и прочитайте советы по расшифровке бумаги здесь.

Настройте систему успешной подачи документов.

У вас есть огромная стопка бумаг, которые нужно подать? Держите корзину, коробку или контейнер рядом с вашим картотечным шкафом для временного хранения документов. Затем вы можете подавать несколько элементов одновременно, а не по частям. Вы также можете установить поблизости мусорный контейнер или измельчитель с контейнером, чтобы упростить правильную утилизацию старой или устаревшей бумаги.

Не допускайте скопления документов; гораздо проще подать пять листов за один присест, чем пятьсот! Возьмите за привычку регулярно подавать документы. Вы можете подавать документы в конце дня, недели или месяца. Самое главное — убедиться, что вы работаете последовательно.

Вы можете превратить заполнение бумаг в продуктивную задачу в любое время дня по вашему выбору, начать свой день с подачи документов, отложить подачу документов до обеда или сохранить документы на всякий случай, когда вам нужно сделать перерыв на рабочем месте. , вытяните ноги или дайте разуму отдохнуть от работы, требующей глубоких размышлений и концентрации.

Как насчет вас? Что, по вашему мнению, является самым сложным в поддержании порядка в картотеке? Посмотрим, не сможем ли мы вам помочь. Присоединяйтесь к разговору и оставьте комментарий ниже!

Нужна помощь в организации этого картотеки? Если вам нужна помощь в уборке и организации вашего картотеки, я предлагаю профессиональные услуги по организации и организации коучинга мышления. Щелкните здесь, чтобы узнать больше о том, как со мной работать.

Будьте организованы легко и просто! Моя электронная книга, 31 Легкий способ организоваться в Новом году содержит быстрые советы, которые помогут вам навести порядок в своем пространстве.Кликните сюда, чтобы узнать больше.

Как создать домашнюю файловую систему, которая подойдет вам

• Facebook

• Pinterest

• Twitter

Если вы боретесь с организацией документооборота, то вы, вероятно, ищете идеи о том, как создать домашнюю файловую систему , которой вы собираетесь придерживаться.

Не существует единой волшебной системы, подходящей для всех, но этот пост даст вам несколько идей, которые вы можете попробовать.

Вы узнаете о:

• 5 основных файловых систем
• какая файловая система является наиболее распространенной,
• как организовать вашу домашнюю файловую систему,
• как настроить простую домашнюю файловую систему и
• составить график времени для вашей подачи.

И не забудьте подписаться на нашу рассылку, чтобы получить больше советов по организации и продуктивности.

5 основных систем подачи документов

Давайте начнем с рассмотрения 5 различных способов организации файлов большинством людей.

1. По алфавиту
2. По хронологии
3. По тематике или категории
4. По географическому положению или
5. По цифрам

По алфавиту

Алфавитный метод не требует пояснений.

Вы можете расположить файлы в картотеке в алфавитном порядке — от А до Я.

В хронологическом порядке

Хронологическое обозначает дату на основе.

Таким образом, вы можете настроить файлы по месяцам и годам.

Тема или категория

Используя систему на основе топа или категории, вы можете настроить свои файлы по типу содержимого, которое вы включаете внутрь.

Итак, у вас могут быть настроены файлы для счетов, детей, дома, работы и т. Д.

Географический

Используя этот метод, вы можете организовать свои файлы по местоположению, к которому относится содержимое.

Числовой

Это нумерованная система, не очень описательная. Используемые числа могут относиться к приоритету или последовательности.

Какая система регистрации является наиболее распространенной?

В частности, для домашних картотек — система ALPHABETICAL является самой популярной.

Однако чисто алфавитной системе было бы трудно придерживаться.

В результате вы получите несвязанные файлы, сгруппированные по имени.

Например, представьте себе такой сценарий:

• ваш банк — ABC Bank,
• вашего ребенка зовут Эбигейл,
• вы пользуетесь услугами Acme Lawn Service, и
• вашего второго ребенка зовут Рэндольф.

В вашем картотеке должны быть папки для ABC Bank, Abigail’s School Papers, Acme Lawn Service — все подряд.

Но школьные документы Рэндольфа были бы в совершенно другом ящике картотеки или, по крайней мере, дальше назад.

Как организовать домашнюю файловую систему

Чтобы этого не происходило, большинство людей используют комбинацию двух или трех основных систем хранения, которые я назвал выше.

Большинство домашних документов попадает в группу общих категорий.

У вас есть такие вещи, как

• ваши счета,
• важные документы,
• банковские выписки,

страховые полисы

• ,
• медицинские записи,
• документы, связанные с вашими детьми или другими членами семьи и т. Д.

См. Этот список из 70 категорий организации картотеки, чтобы получить еще больше идей.

Система подачи документов на основе категорий + система регистрации по алфавиту

Отличный способ организовать вашу домашнюю файловую систему — по категориям — , а затем упорядочить файлы внутри этой категории в алфавитном порядке.

Итак, вы объединяете файловую систему на основе категорий с алфавитной файловой системой.

Эта комбинация будет работать для большинства ваших файлов.

Но вы можете сделать что-нибудь немного другое для ваших текущих счетов.

Когда использовать хронологическую или числовую систему

Важно следить за своими текущими счетами — вы не хотите пропустить срок, иначе вы можете получить огромные штрафы за просрочку платежа.

Один из способов помочь себе не забыть оплачивать счета вовремя — это использовать хронологическую или цифровую систему регистрации документов.

Например, вы можете создать папки для каждого месяца в году и поместить счета и другие документы, требующие действий, в ежемесячную папку.

Это будет папка, которую вы регулярно проверяете в течение месяца, чтобы оставаться в курсе всех действий внутри.

Кроме того, вы можете создать числовые папки для каждого дня месяца (как описано в книге Дэвида Аллена «Как сделать дела») и поместить свои дела на каждый день в соответствующую папку.

Просто убедитесь, что вы не забываете ежедневно проверять папки!

Как настроить простую домашнюю файловую систему

Чтобы начать работу с домашней файловой системой, вам нужно будет ответить на несколько вопросов и собрать несколько материалов.

Где вы будете хранить свои файлы?

Я предпочитаю использовать шкаф для документов. Вот несколько идей, как выбрать лучший картотечный шкаф для домашнего офиса.

Если вы хотите что-то более приятное по внешнему виду — обратите внимание на эти забавные и причудливые картотеки, которые могут гармонировать с вашим декором.

Если у вас нет места для картотеки и у вас нет тонны файлов, есть другие варианты, которые также подойдут.

Хотя эта тележка для файлов на колесиках может не гармонировать с вашим домашним декором, она отлично подойдет, если у вас нет специального домашнего офиса.Просто перекатывайте его из комнаты в комнату, чтобы ваши файлы всегда были под рукой.

Эта тележка для папок с белой сеткой Elfa красивее и имеет большие ящики для хранения других канцелярских принадлежностей.

Существует также большое количество ящиков для файлов, которые можно использовать для хранения файлов.

Вы можете использовать ящики с тканевым покрытием, чтобы хранить файлы на виду, или пластиковые ящики для лучшей защиты.

Использование комбинации подвешенных файлов и папок

Чтобы хранить документы в картотеке, используйте комбинацию подвешенных файлов и папок.

Я использую висячие файлы для каждой категории и помещаю несколько папок в каждый висячий файл для некоторых подкатегорий.

Если у вас много подкатегорий — вы можете использовать подвесной файл с широким основанием для их размещения.

Например, у вас может быть подвесной файл для выписок из банка, а внутри есть папка для каждого банка, в котором у вас есть счет.

Вы можете найти висящие файлы в офисных зеленых и дешевых папках в магазине Staples.

Но если вы ищете что-то более красивое — в Container Store прекрасный выбор цветов.

Красивые папки с файлами на изображении выше можно найти здесь.

Обозначить все

Самый простой способ саботировать вашу домашнюю файловую систему — пропустить маркировку.

Не попадитесь в эту ловушку!

Найдите время, чтобы пометить свои висящие файлы, папки и ящики картотеки.

Таким образом, вы будете точно знать, где хранить каждый листок бумаги, пересекающий ваш стол.

Вы, конечно, можете написать свои этикетки от руки, но я предпочитаю использовать для этого этикетировочную машину Brother.

Запланируйте время подачи документов

Последний шаг в вашей домашней файловой системе — это на самом деле выделить в своем графике время для подачи .

Это может быть один раз в день, один раз в неделю или вы можете увеличить его до двух раз в месяц.

Все, что длиннее, наверное, слишком долго.

Вы хотите, чтобы на рабочем месте не было беспорядка из-за бумаги — это ваша цель.

Так что обязательно ИСПОЛЬЗУЙТЕ систему, над созданием которой вы так много работали!

Преимущества системы подачи документов на дом

Создание системы хранения документов принесет вам душевное спокойствие.

Вы будете знать, где искать важные документы, которые вам нужны, и точно знать, где их хранить, когда они попадут к вам на стол.

Обязательно подпишитесь на информационный бюллетень «Практическая организация работы», чтобы получить больше идей о том, как организовать свой дом и повысить свою продуктивность.

• Facebook

• Pinterest

• Twitter

Правильный способ организации картотеки

Статьи по теме

Организованный бизнес — это эффективный бизнес, а эффективный бизнес — прибыльный бизнес.Правильно организованный картотечный шкаф — от небольших независимых компаний до мировых гигантов — является неотъемлемой частью любой фирмы, которая гордится своей профессиональной, организованной и, что самое главное, успешной.

Важны ли шкафы для хранения документов?

В эпоху цифровых технологий, когда компьютеры способны хранить огромное количество файлов, которые не может вместить склад, заполненный картотечными шкафами, многие люди считают картотечные шкафы излишними. На самом деле все наоборот. Как известно любому бизнесу, ежедневная работа с документами по-прежнему имеет фундаментальное значение.Для счетов, счетов-фактур, выписок, писем и других примечательных документов, которые необходимо хранить в физической форме, требуется место, где они могут быть безопасными и легкодоступными.

Заставьте ваш картотечный шкаф работать на вас

Прежде чем вы сможете расположить свой картотечный шкаф, вам необходимо пометить свои файлы единообразным образом. После того, как вы четко обозначили свои файлы именами категорий или подкатегорий, поместите их в шкаф в алфавитном порядке. Файлы, начинающиеся с буквы «А», должны располагаться спереди назад в каждом ящике и располагаться сверху вниз по шкафу.Поместите вкладки в файлы, чтобы вы могли легко видеть, что и где, а документы внутри файла были защищены от повреждений. В любом новом картотеке оставьте не менее 50 процентов места для новых файлов. Помните, что дополнительные файлы будут размещены там, где указывает алфавит, а не в конце. Например, если в вашем шкафу для хранения документов четыре ящика, не совершайте ошибку, полностью заполняя первые два. Вместо этого заполните все четыре ящика и оставьте немного места в каждом. Как правило, в картотечных шкафах всегда должно оставаться неиспользованным около 10 процентов их емкости, потому что плотно упакованные файлы труднодоступны и могут быть повреждены.

Поддержание порядка

Эффективно работающая система картотеки не будет оставаться такой надолго, если люди, использующие ее, не соблюдают несколько основных правил. Если кто-то удаляет файл, убедитесь, что этот человек своевременно вернул его в нужное место, иначе вся ваша система будет ввергнута в хаос. Кроме того, если сотрудник забирает файл на длительный срок, он должен оставить запись о том, у кого оно есть и на какой срок, чтобы избежать путаницы. Некоторые файлы будут содержать конфиденциальную информацию, поэтому всегда убедитесь, что у вас есть безопасная система для конфиденциальных файлов.

Так же просто, как ABC

Алфавитная система хранения файлов — это проверенный и проверенный формат, который используется миллионами компаний по всему миру. Это оптимизирует производительность, увеличивает пространство и повышает эффективность. Не совершайте ошибку, запихивая документы, которые вам «когда-нибудь могут понадобиться», в коробки, которые можно легко потерять или потерять. С правильно устроенным картотечным шкафом ваши дни, когда вы отчаянно рылись в ящиках и папках в поисках этого важного листка бумаги, можно безопасно поместить в папку «D» — и готово!

Ссылки

Кредит изображения

Ryan McVay / Photodisc / Getty Images

5 шагов к организации картотеки в вашей жизни и малом бизнесе

Элизабет Ларкин предлагает сделать пять стопок, рассортировать вашу бумагу по действию, архивировать, разместить, переработать , и измельчить.

Ваша стопка действий будет включать в себя документы, с которыми вы должны принять меры, которые можно выбросить после использования, например, парковочный талон, который вы еще не оплатили, домашнее задание или приглашения на мероприятие.

Ваша архивная стопка будет включать документы, которые вы должны хранить, но не должны регулярно просматривать, такие как старые налоговые формы, документы на дом, медицинские и академические записи.

Ваша куча домов будет включать в себя все документы, которые вы используете для бесперебойной работы вашего дома, такие как руководства пользователя, проездные документы, купоны и налоговые квитанции.

Ваша куча мусора — это весело, потому что на самом деле она направлена ​​на то, чтобы избавиться от беспорядка в вашей жизни.

В основном в эту категорию входят документы, которые не попадают в указанные выше категории и не содержат идентифицирующих / конфиденциальных личных данных. Их можно отложить на переработку. Это куча нежелательной почты, периодических изданий, старых домашних заданий и использованных конвертов.

Конечно, если на обратной стороне некоторых из этих бумаг ничего не написано, вы можете использовать их в качестве бумаги для заметок для печати или создания заметок — повторное использование всегда лучше, чем сразу отправляться на переработку.

Ваша стопка для клочка предназначена для тех бумаг, которые могут быть переработаны, но содержат конфиденциальную или личную информацию, такую ​​как кредитные карты, банковские выписки и счета.

Первая из пяти куч, с которой вам следует иметь дело, — это куча для вторичной переработки, потому что она будет легкой победой, поскольку позволит вам убрать большой кусок беспорядка. Далее идет куча клочков.

После того, как ваши оплаченные счета будут уничтожены, а ваша переработка будет снята, подумайте о переходе на цифровые технологии по мере продвижения вперед.Это позволит снизить расточительность из-за ненужного использования бумаги.

Самый простой способ отказаться от бумажных документов — перейти на онлайн-биллинг. Вы можете сделать это для телефонных счетов, счетов по кредитным картам, коммунальных услуг и банковских выписок.

Еще одним аспектом перехода на цифровой формат является сканирование копий важных файлов. Используйте такие приложения, как Scanbot и Camscanner, которые позволяют делать фотографии документов, а затем улучшать, комментировать, обрезать и объединять их в один файл для хранения в цифровом виде.Этими файлами можно поделиться по электронной почте или в социальных сетях, а также сохранить на вашем компьютере, ноутбуке или в облачном хранилище.

Лично мне нравится хранить самые важные вещи, к которым мне нужен доступ, в Evernote как часть моей собственной файловой системы. Эта система включает использование различных блокнотов и тегов, которые помогают мне обновлять соответствующие заметки, когда они мне нужны.

Некоторые из моих основных категорий Evernote для перехода на безбумажный формат включают:

Как организовать систему хранения Office

Эффективные системы хранения документов в офисе имеют решающее значение для любого бизнеса, который обрабатывает счета-фактуры, квитанции и другие записи, будь то на бумаге или в цифровом виде.Даже для предприятий, которые не имеют большого количества документов, сохранение организованности и эффективности поможет обеспечить бесперебойную работу.

Офисные файловые системы бывают всех форм, от простого ящика шкафа до сложных наборов цифровых серверов. Чтобы создать систему, которая будет работать на вас, важно знать, какие файлы наиболее важны, кому нужен доступ и как их можно легко и эффективно получить. Вот ключевые факторы.

Зачем вам нужна система регистрации

Правильное оформление квитанций и счетов — одна из самых важных вещей, которые малый бизнес может сделать для своего финансового здоровья.Несуществующая или запутанная система подачи документов может добавить несколько дней дополнительных усилий при уплате подоходного налога, и вы не захотите упустить налоговые вычеты из-за отсутствия квитанций. Если вы подвергнетесь проверке и не сможете вовремя предоставить необходимые документы, ваши претензии могут быть отклонены, а ваша налоговая декларация будет пересмотрена.

В зависимости от вашей отрасли вам может потребоваться вести записи в соответствии с государственными или федеральными законами, иногда в течение многих лет. Юридические бюро обязаны хранить материалы дела в течение трех лет.Бухгалтеры и компании, занимающиеся подготовкой налоговых деклараций, должны хранить налоговые декларации в течение семи лет. Строительные компании, медицинские учреждения, школы и другие учреждения несут огромную ответственность за ведение документации.

Большинство людей не думают о трудозатратах, которые они сэкономят, инвестируя в файловые системы, но по некоторым оценкам, общее количество времени, которое компании тратят на поиск неуместных файлов, составляет шесть недель в год.

Если ваш бизнес довольно прост, ваш учет может быть ограничен расчетом заработной платы и бухгалтерским учетом, но вам все равно необходимо иметь возможность быстро и легко работать за своим рабочим столом.

5 шагов для организации системы подачи документов

Чтобы направить себя и свой бизнес на правильный путь, выполните пять шагов, чтобы документы были легко доступны и легко идентифицированы.

Оцените личные и офисные привычки

Подумайте, каким сотрудникам нужен доступ к файлам, где они работают и что имеет смысл в зависимости от их рабочих мест. Если вы создаете систему для себя, подумайте об эргономике, потоке вашего рабочего дня, о том, как вы перемещаетесь по офисному пространству, к чему вы можете добраться со своего рабочего стола и к какой информации вам нужен регулярный доступ, по сравнению с информацией, которую можно долго хранить в архиве. срок.Если вы создаете систему для кого-то другого, узнайте их мнение — то, что работает для одного человека, не всегда работает для другого.

Определитесь с системой подачи документов

От того, чем занимается ваш бизнес, будет зависеть, будете ли вы подавать документы в числовом, алфавитном или другом порядке. Например, вы ищете информацию о клиенте по имени или номеру счета? Вы подаете документы по категориям, таким как расходы, финансы, маркетинг и т. Д.?

Пространство не является главной проблемой для цифровых систем, но для бумажных систем важно учитывать возможности роста при рассмотрении шкафов для хранения документов; рекомендуется купить что-нибудь, чтобы вместить вдвое больше файлов, которые у вас есть сейчас.Широкие тематические категории позволят вам легко добавлять новые файлы по мере вашего роста и избавят от необходимости регулярно обновлять или реорганизовывать вашу файловую систему. Сохранение простоты также упростит интеграцию ваших бумажных и цифровых файлов в общую систему управления документами.

Расчет потребности в хранении

Если у вас есть большое количество файлов, к которым вы обращаетесь ежедневно, они должны быть у вас под рукой. Те, к которым обращаются реже, не обязательно должны находиться на вашем рабочем месте, но, возможно, должны быть рядом.Может быть комбинация. Некоторые файлы могут понадобиться ежедневно, в то время как другие можно хранить в долгосрочном хранилище подальше.

Не упускайте из виду важность доступности для сотрудников или будущих сотрудников, у которых могут быть особые потребности в мобильности. Например, для некоторых сотрудников может быть трудно получить безопасный и эффективный доступ к очень высоким шкафам.

Инвестируйте в хорошую систему маркировки

Возможность читать метки файлов кажется очевидной, но ясность в маркировке сэкономит время.Большинство компаний, производящих этикетки, предоставляют шаблоны, которые интегрируются с обычным программным обеспечением для обработки текстов. Возможно, вы захотите рассмотреть одну из небольших систем изготовления этикеток, которая также может распечатывать отдельные почтовые этикетки. Предметы, которые выполняют двойную функцию, обычно являются разумным вложением средств.

Папки с файлами покупок

Удобные и надежные папки — разумное вложение. Цветные подвесные папки легко доступны и легко узнаваемы. Например, если вы поместите все клиентские файлы в желтые папки, финансовую информацию в синие папки, а маркетинговую информацию в красные папки, вы сэкономите время при поиске или хранении с помощью легко идентифицируемых визуальных подсказок.

Переход без бумаги

Многие предприятия уже перешли на безбумажный офис или близко к нему. В связи с тем, что онлайн-облачные системы хранения данных и цифровые транзакции заменяют наличные, безбумажные операции могут стать новой нормой.

Даже правительственные агентства присоединяются к нам. IRS теперь принимает цифровые изображения или бумажные копии отсканированных документов, в том числе:

• Кассовые поступления
• Выписки с банковского счета
• Аннулированные чеки
• Корешки для оплаты
• Выписки по кредитной карте

Цифровые записи должны быть четкими и разборчивыми.В противном случае IRS может потребовать предоставить оригиналы бумажных документов во время аудита или обычного запроса документации.

Если вы по-прежнему работаете по старинке, но заинтересованы в экологичности, вы можете со временем перейти на безбумажный подход. Существует множество сервисов и программных приложений, которые сканируют старые квитанции о расходах и сохраняют их вместе с другой вашей цифровой бухгалтерской информацией.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как создать электронную систему подачи документов?

Электронные файловые системы могут быть такими же простыми, как файлы в общих сетях, таких как диск Google, сложное программное обеспечение или серверы.Те же передовые методы, которые применяются к бумажным системам, применимы и к электронным системам: установите правила именования, порядок подачи заявок (в алфавитном порядке, хронологический и т. Д.) И хорошо организованную структуру.

Какую файловую систему вы используете для защиты конфиденциальности?

Для систем хранения бумажных документов документы должны быть под замком и под контролем персонала. Поскольку цифровые файлы обладают большей гибкостью при совместном использовании, копировании и редактировании, вам необходимо установить соответствующие уровни разрешений и доступа.В зависимости от ставок вашей компании могут потребоваться частные серверы, а не облачные системы.

6 простых шагов для создания системы хранения документов, удобной для СДВГ

Создание файловой системы, в которой хранятся ваши документы, даст вам уверенность в том, что вы сможете быстро и легко найти все свои важные документы. Это может показаться очевидным для человека, у которого нет СДВГ; однако, когда вы живете с СДВГ, стопки бумаг, страх и тревожные поиски часто идут рука об руку, когда вы ищете определенный лист бумаги.

Создание и поддержка системы хранения документов, которая дает вам душевное спокойствие, — это время, потраченное не зря. Одна вещь, которая мешает людям с СДВГ создать файловую систему, — это то, что она может казаться подавляющей.

Создание файловой системы, удобной для СДВГ

Итак, вот 6 простых шагов для создания файловой системы, удобной для СДВГ.

Выберите шкаф для документов, который вам нравится . Вы с большей вероятностью воспользуетесь файловой системой, если вам нравится, как выглядит шкаф.Выберите тот, который подходит к вашему домашнему убранству и индивидуальности. Если вы не знаете, сколько ящиков вам понадобится, создайте систему тренировок, используя ящики банкира. Поместите файлы для подвешивания в коробки и проверьте их в течение 1 или 2 месяцев, прежде чем покупать мебель.

Подвесные папки . Каждой файловой системе нужны подвесные папки. Создайте одну подвесную папку для каждой темы, например, «Выписки по счету за 2016 год». Соответствующие документы могут попасть прямо в подвесную папку; им не нужно сначала переходить в отдельную папку.

Этикетки . Четко пометьте каждую висящую папку. Вы можете написать свои этикетки, распечатать их или использовать этикетировщик. Если вы не можете прочитать этикетку или забыть пометить папку, легко поместить документы в неправильное место, и тогда файловая система перестает быть полезной. То, что вы напишите на этикетке, — ваш выбор. Делайте это так, чтобы вы могли быстро найти то, что ищете. Например, вы можете написать «банковские выписки», название банка или что-то еще, что имеет для вас значение.

Организация папок . Наличие СДВГ означает, что ваше мышление является творческим, а не линейным, и то, как вы организовываете свой картотечный шкаф, может это отражать. Ваша файловая система не должна быть организована в алфавитном порядке! Вы можете сгруппировать все свои финансовые папки вместе, все ваши медицинские папки вместе или другим способом, который вам кажется логичным.

Используйте цвет . Использование цвета в вашей файловой системе — отличная идея. Люди с СДВГ очень наглядны, поэтому использование ярко раскрашенных папок сделает вашу файловую систему более привлекательной.Если вы сгруппируете похожие предметы в папки одного цвета, это также поможет вам быстро их найти. Например, у вас могут быть все красные папки, связанные с финансовыми темами.

Сохраняйте порядок папок . Не переполняйте папки! Негабаритные папки затруднят использование файловой системы, потому что будет сложно добавлять новые документы. В результате у вас может возникнуть соблазн отказаться от файловой системы.

Если ваши папки становятся большими, вот что делать:

• Уничтожайте ненужные документы .Например: уничтожайте счета по кредитным картам сразу после оплаты; уничтожать счета, банковские выписки, зарплаты / квитанции по истечении года или после получения выписки W-2 за этот налоговый год; уничтожить инвестиционную документацию и налоговые документы через семь лет; и измельчите товарные квитанции по истечении срока гарантии или до тех пор, пока вы не узнаете, что возвращать товар не нужно.
• Разделите тему на более мелкие темы . Например, вместо того, чтобы помещать все налоговые файлы в одну папку с надписью «Налоги», создайте отдельные папки для каждого налогового года (например,g., Taxes 2016, Taxes 2015, Taxes 2013)
• Поместите только важные документы в папку . Например, когда вы получаете счет, положите его в папку после оплаты, но не кладите и конверт, в котором он был.

Настроить электронную файловую систему . Накопление бумаги может стать непосильным для людей с СДВГ, поэтому еще один вариант — создать электронную систему хранения документов. Вам понадобится сканер, компьютер и внешний жесткий диск для резервного копирования файлов.Отсканируйте каждый документ и сохраните его в папке на вашем компьютере с пометкой для разных типов документов (счета, налоги, ремонт дома и т. Д.). Добавление месяца и года в конце имени документа также может помочь вам упорядочить вещи по дате; например Utilitybill_Nov2002.pdf. Также существует множество приложений, которые помогут вам сканировать, хранить и управлять документами прямо на вашем смартфоне или планшете.

.